Daftar Isi:
Baik itu pengecatan bangunan, atap, beton, atau proyek perbaikan dan penggantian lainnya, semuanya dimulai di tempat yang sama — proses penawaran. Ini mungkin tampak seperti tugas yang sangat berat, tetapi berikut adalah beberapa petunjuk untuk membantu tugas tersebut.
Sebelum mulai meminta penawaran, tujuan pertama adalah menentukan ruang lingkup pekerjaan yang akan dilakukan. Apakah pengeluaran tersebut memerlukan perbaikan atau penggantian? Apakah keseluruhan komponen atau hanya satu bagian? Bisakah pekerjaan diselesaikan secara bertahap? Pada garis waktu apa pekerjaan harus diselesaikan? Setelah keputusan ini tercapai, poin selanjutnya adalah menyusun lembar spesifikasi atau formulir yang mencantumkan detail yang tepat tentang apa yang perlu dilakukan asosiasi untuk proyek tersebut. (Meskipun sejumlah proyek akan cukup sederhana, asosiasi mungkin perlu memberikan bantuan tambahan untuk melengkapi lembar spesifikasi.) Ini tidak hanya mencakup apa yang perlu diselesaikan, ini juga akan membantu untuk menjaga agar tawaran tetap sama, jika tidak tepat, karena menyangkut pekerjaan dan bahan.
Pada tahap inilah Undangan Penawaran disiapkan. Ini adalah surat rinci yang dikirim ke vendor meminta proposal untuk pekerjaan yang harus diselesaikan. Yang terbaik adalah mengirimkannya ke sebanyak mungkin vendor, untuk mendapatkan pegangan yang baik pada rata-rata kisaran pasar serta menyingkirkan yang ekstrem di setiap ujung spektrum. Ada juga kemungkinan bahwa sejumlah perusahaan mungkin tidak menanggapi, jadi melakukan sejumlah besar perusahaan tidak akan membuat asosiasi kekurangan pilihan. Kontraktor yang harus ditargetkan adalah mereka yang melakukan lebih banyak proyek komersial, karena mereka akan lebih mampu melaksanakan kewajiban yang ada.
Apa yang Harus Disertakan dalam Undangan untuk Menawar:
- Lembar Spesifikasi harus dilampirkan sebagai formulir terpisah untuk surat itu.
- Lingkup Pekerjaan harus ditulis dalam surat tersebut.
- Tingkat asuransi Perusahaan Pekerja yang dicari oleh asosiasi untuk mereka bawa.
- Permintaan bukti lisensi yang harus dimiliki kontraktor. Periksa dengan kabupaten dan negara bagian untuk mencari tahu apa yang wajib.
- Jaminan Kinerja, jika perlu. Meskipun bukan persyaratan umum, periksa dokumen Anda sebelum harus melihat apakah ini perlu.
Setelah tawaran masuk, perhatikan detail spesifiknya. Periksa jaminan untuk tenaga kerja dan material. Jika pengeluaran tersebut diperkirakan berumur 20 tahun, garansi satu tahun tidak akan cukup. Tinjau untuk melihat apakah akan ada subkontraktor yang akan bekerja sama dengan vendor. Tanyakan kepada mereka untuk memastikan jaminan dan tenaga kerja mereka memadai. Periksa untuk memastikan bahwa semua spesifikasi yang diberikan tercakup dalam penawaran. Jika ada tambahan yang ditambahkan, pertanyakan mengapa dan jangan takut untuk meminta pendapat kedua. Yang paling penting, tinjau persyaratan pembayaran. Ini adalah istilah yang harus dipegang oleh asosiasi:
- Setoran dimuka tidak boleh lebih dari 5-10%. Urusan bisnis vendor dan pengelolaan uang bukanlah beban asosiasi. Merupakan tanggung jawab fiskal dewan untuk mengelola dana pemilik rumah dengan bijaksana.
- Selalu simpan 10—15% dari pembayaran semua tahapan hingga pekerjaan lolos inspeksi hingga memuaskan dewan dan, jika terlibat, manajemen. Ini akan menghemat dana yang akan membantu asosiasi jika kontraktor berjalan, dan satu lagi harus dibawa masuk untuk menyelesaikan proyek, serta memperbaiki pekerjaan sebelumnya.
- Lakukan pembayaran hanya setelah daftar punch selesai. Membayar atas kata kontraktor bahwa fase, atau seluruh proyek selesai memberi mereka motivasi setelah fakta untuk memperbaiki apa pun yang ditemukan di bawah standar.
Akhirnya, sebelum kontrak ditandatangani, luangkan waktu untuk meminta pengacara asosiasi memeriksanya. Penulis kontrak apa pun akan menyusunnya untuk kepentingan mereka. Seorang pengacara yang ahli dalam tinjauan kontrak akan dapat membawa ke poin-poin perselisihan dewan yang dapat menjadi masalah bagi komunitas. Ya, itu akan membutuhkan biaya untuk melakukannya. Tapi beberapa ratus dolar ke firma hukum bisa menghemat sepuluh asosiasi, jika tidak ratusan ribu dolar di kemudian hari.
© 2018 Kristen Willms