Memahami cara mengelola anggaran

Untuk mengelola anggaran secara efektif dan efisien maka perlu dilakukan…

• memantau, mengontrol, dan mencatat semua keuangan (pendapatan dan pengeluaran),
• tahu bagaimana meminimalkan biaya di area yang menjadi tanggung jawab Anda,
• dapat menyelidiki atau mengidentifikasi area yang bermasalah dan memperbaikinya, dan
• mengelola dan mengotorisasi pengeluaran secara efisien.

Artikel ini didasarkan pada unit NVQ Level 4, "Kelola Anggaran." Untuk mendapatkan gambaran dan pemahaman yang jelas tentang tujuan anggaran, silakan baca artikel ini. Anda akan mendapatkan pemahaman tentang tujuan anggaran, termasuk manfaat mengelola sumber daya keuangan secara efektif dan efisien; persyaratan hukum, peraturan, dan organisasi untuk mengelola anggaran; dan berbagai jenis sistem anggaran dan fitur-fiturnya.

Sekarang Anda memerlukan pemahaman menyeluruh tentang cara mengelola anggaran. Proses penganggaran biasanya menjadi tanggung jawab staf manajemen senior dan staf keuangan. Anggota staf ini harus memiliki informasi dan pengetahuan yang akurat dan terkini tentang prosedur penganggaran yang efisien.

Anggaran dikembangkan untuk setiap tahun keuangan. Manajer dan staf yang terlibat harus mengembangkan anggaran untuk bidang tanggung jawab mereka sendiri dan kemudian menyerahkannya ke departemen keuangan. Rancangan anggaran ini kemudian ditinjau oleh manajemen yang lebih tinggi dan kemudian disetujui oleh komite atau sejenisnya tergantung pada organisasinya.

Metode untuk Memantau, Mengontrol, dan Mencatat Pendapatan dan Pengeluaran

Anda tahu tujuan anggaran. Sekarang menjadi tanggung jawab Anda untuk mengelolanya. Mengelola anggaran mengharuskan Anda untuk terus memantau, mengontrol, dan mencatat pendapatan dan pengeluaran untuk melacak setiap pergerakan keuangan dan hasilnya. Bagaimana Anda akan mencapai ini? Mari kita lihat beberapa cara atau metode.

Memantau Pendapatan dan Pengeluaran

Pemantauan anggaran dilakukan untuk memastikan bahwa sumber daya digunakan sesuai dengan rencana yang diuraikan dalam anggaran. Melacak atau memantau cara sumber daya keuangan digunakan sangat penting untuk setiap departemen dan organisasi. Ini adalah proses berkelanjutan untuk memastikan bahwa tujuan tercapai sebagaimana ditentukan dalam anggaran. Melalui pemantauan inilah Anda akan dapat membuat keputusan penganggaran dan mengambil tindakan yang tepat kapan pun dan di mana pun diperlukan.

Pendapatan dan pengeluaran perlu dipantau untuk menemukan adanya perubahan pola sehingga dapat diambil tindakan yang tepat. Prosedur pemantauan ini bisa dilakukan secara berkala, seperti setiap bulan misalnya. Saat memantau data, perhatikan bahwa anggaran direncanakan untuk tahun depan, dan biaya serta pendapatan hingga saat ini.

Lihatlah saldo yang tersisa selama sisa periode di tahun keuangan saat ini dan jalankan perkiraan tentang bagaimana situasinya pada tingkat ini pada akhir tahun keuangan. Perhatikan variasi apa pun, baik positif maupun negatif, dan ambil tindakan yang diperlukan untuk memperbaikinya. Dalam setiap langkah, penting untuk mendokumentasikan (mencatat) semua fakta dan tindakan.

Yang terbaik adalah memantau pendapatan dan pengeluaran di pemegang anggaran dan tingkat manajemen yang lebih tinggi melalui pertemuan rutin. Harus ada manajemen arus kas yang efektif, karena ini sangat penting untuk layanan dan produk yang diberikan oleh bisnis.

Anggaran dapat dibagi sesuai dengan pusat biaya atau kode atau level lain sehingga lebih mudah untuk memantaunya. Ini akan membantu untuk mengidentifikasi bidang-bidang yang pencapaiannya berlebihan dan yang kurang dicapai.

Anda harus dapat menganalisis dan memberikan penjelasan untuk setiap variasi dari pengeluaran yang diusulkan, baik itu positif maupun negatif. Ini harus disertai dengan rencana aksi. Ini akan memastikan bahwa sumber daya digunakan secara ekonomis, efisien, dan efektif.

Mengontrol Pendapatan dan Pengeluaran

Masalah penting berikutnya adalah mengontrol pendapatan dan pengeluaran. Tanpa langkah ini, seseorang akan mengeluarkan uang di luar jalur. Untuk mengontrol pendapatan dan pengeluaran, yang terbaik adalah melibatkan secara langsung orang yang bertanggung jawab untuk mengontrol keuangan dan kinerja departemen sambil mengembangkan anggaran. Anggaran yang tersedia harus dikomunikasikan dengan semua staf terkait.

Mungkin ada bagian anggaran yang berbeda yang akan dikontrol oleh staf yang berbeda, jadi yang terbaik adalah mengalokasikan dan memberikan kewenangan kepada orang-orang yang terlibat langsung — misalnya, pemberi persetujuan anggaran dan pengelola anggaran. Departemen atau tim harus diberi tahu tentang orang yang bertanggung jawab untuk mengontrol pendapatan dan pengeluaran.

Jumlah total keuangan yang tersedia untuk tahun tertentu harus mencerminkan total biaya yang direncanakan untuk tahun tersebut.

Mencatat Pendapatan dan Pengeluaran

Pencatatan pendapatan dan pengeluaran dapat dilakukan secara manual atau elektronik. Perekaman harus dilakukan secara instan dan setiap hari. Semua akun yang terkait dengan pendapatan dan pengeluaran, pendapatan yang jatuh tempo, pembayaran yang diterima, kuitansi dan faktur yang dikeluarkan, hutang dll, perlu dicatat dengan jelas dengan tanggal dan tujuan.

Pencatatan pendapatan adalah cara untuk menentukan apakah bisnis menghasilkan keuntungan atau tidak, karena termasuk detail uang yang diterima dan dibelanjakan.

5 Alat Hebat untuk Melacak Pengeluaran Bisnis

Catat detail area bisnis secara berurutan, mulai dari yang paling menguntungkan hingga yang paling tidak menguntungkan. Ini secara otomatis akan membantu Anda menganalisis dan mengambil tindakan di area yang menimbulkan kerugian besar.

Untuk pengeluaran kecil, sebaiknya gunakan rekening kas kecil untuk digunakan dan melacak pengeluaran kecil. Pencatatan ini akan membantu penggantian uang yang efisien dan hanya uang tercatat yang akan diganti. Ini adalah cara yang efisien untuk mencatat pengeluaran kecil yang mungkin luput dari perhatian.

Cara-cara di Mana Biaya Dapat Diminimalkan dalam Area Tanggung Jawab Seseorang

Mengurangi biaya dalam bisnis adalah salah satu cara yang efisien dalam mengelola anggaran atau dana yang tersedia. Jika setiap orang meminimalkan biaya di wilayah tanggung jawab mereka sendiri, hal itu akan menambah penghematan besar bagi bisnis. Seseorang perlu tahu untuk membuat pilihan yang tepat ketika harus membelanjakan uang untuk area bisnis tertentu.

Cara-cara di mana biaya dapat diminimalkan di wilayah tanggung jawabnya sendiri adalah:

Memanfaatkan Teknologi Secara Efektif

Ada banyak teknologi canggih yang tersedia saat ini, mulai dari belanja online hingga membayar tagihan, dll. Manfaatkan teknologi berikut secara efisien untuk menghemat waktu dan uang.

• Rapat dapat diadakan menggunakan telekonferensi, yang berarti Anda menghemat uang untuk bepergian, mengatur ruang / tempat, menghemat waktu dalam mengatur dan merencanakan ruang rapat, dll.
• Anda dapat memanfaatkan teknologi secara efisien dengan tidak mencetak di atas kertas dan menggunakan penyimpanan elektronik untuk file dan data bisnis lainnya. Ini menghemat waktu, uang, dan lingkungan.
• Beberapa bisnis bisa dikelola secara online tergantung sifatnya atau paling tidak pemasarannya bisa dilakukan secara online. Ini akan membantu menghemat banyak uang yang dihabiskan untuk staf pemasaran, ruang kantor, peralatan, dll.

Hutang

Kartu kredit memiliki tingkat bunga yang tinggi dan karenanya harus dibayar secepat mungkin. Ini akan membantu bisnis dalam jangka panjang.

Anggaran

Selalu kembangkan anggaran untuk area tanggung jawab Anda dan patuhi itu. Setiap penyimpangan darinya bisa sangat merusak, tetapi itu akan memberi Anda rencana yang jelas tentang apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan dan apa yang harus dihindari.

Mengurangi Biaya

Beli hanya alat tulis, peralatan, furnitur, perangkat lunak yang diperlukan untuk menjalankan bisnis sehari-hari. Kurangi pengeluaran yang tidak diinginkan lainnya. Beli mesin hemat energi dan gunakan bohlam energi agar Anda dapat menghemat tagihan energi. Gunakan pintu dan jendela berinsulasi yang tepat. Kadang-kadang produsen menjual barang refurbished dengan harga yang jauh lebih rendah dan jika tampaknya berkualitas baik, pilihlah.

Kerja dari rumah

Ini adalah cara yang efisien untuk menghemat uang dari ruang kantor dan biaya bahan bakar. Sementara memotong biaya, adalah bijaksana untuk memotongnya di area yang tepat karena memotong biaya di area yang salah dapat berdampak buruk atau negatif. Selalu mencari nilai terbaik untuk uang dan ini dapat dicapai dengan menjaga hubungan baik dengan pemasok dan organisasi kemitraan.

Bagaimana Mengidentifikasi Situasi Di Mana Tindakan Korektif Mungkin Dibutuhkan

Tindakan korektif diperlukan di area yang tidak sesuai dengan kebijakan, prosedur, atau proses organisasi. Alasan ketidaksesuaian ini perlu diidentifikasi dan tindakan pencegahan perlu diambil dari hal ini yang terjadi di masa mendatang dan ini disebut tindakan korektif. Tindakan korektif dapat diambil sebagai akibat dari pengaduan atau audit atau pengaruh buruk terhadap keuangan perusahaan dan sebagainya. Untuk mengambil tindakan yang tepat, perlu dilakukan investigasi terhadap isu tertentu.

Beberapa situasi yang mungkin memerlukan tindakan korektif adalah:

• Anggaran proyek semakin tidak terkendali. Ini dapat dihindari jika Anda mengawasi anggaran dengan cermat dan juga jika karyawan tahu bahwa Anda mengawasi anggaran. Tinjau dan ramalkan ulang anggaran setiap minggu.
• Pekerjaan yang membutuhkan waktu lebih lama dari yang direncanakan dan karenanya membutuhkan anggaran, tenaga dan waktu tambahan.
• Ketika satu atau lebih anggota tim membuang proyek.

• Ketika tugas atau proyek di luar jadwal atau melebihi anggaran karena kendala teknis atau keuangan.
• Ada tugas atau proyek atau tujuan penting yang terlewat.
• Ketika pekerjaan atau tugas yang dilakukan tidak memenuhi tujuan.
• Pelanggan tidak senang dengan layanan atau produk karena tidak memenuhi spesifikasi atau harapan.
• Ketika sumber daya atau sponsor gagal.
• Selama penilaian risiko, audit atau inspeksi jaminan kualitas.

Tindakan korektif dapat berupa apa saja seperti merencanakan ulang proyek, mengalokasikan kembali sumber daya, mengatur ulang tim, mengelola proyek secara berbeda, mendesain ulang proses atau produk, dll. Mengidentifikasi akar penyebab dan mengambil tindakan yang diperlukan.

Ruang Lingkup Otoritas Sendiri untuk Mengelola Anggaran dan Pengeluaran Otorisasi

Mengelola anggaran bukan hanya tentang menjaga angka keuangan dengan benar, ini juga tentang mengelola orang-orang yang terlibat. Misalnya karyawan atau anggota tim. Seseorang perlu memiliki keterampilan manajemen yang baik untuk mengelola anggaran dan mengesahkan pengeluaran. Pemegang anggaran memiliki tanggung jawab atas uang yang dialokasikan untuk anggaran tertentu dan karena itu mereka perlu memeriksa apakah pengeluarannya sah dan kemudian mengesahkan anggaran. Otoritas untuk membelanjakan tidak berarti bahwa seseorang dapat dengan mudah membelanjakan uang yang dialokasikan, begitu saja; itu berarti uang perlu dibelanjakan secara bertanggung jawab dan bijaksana. Seseorang bisa mendapat masalah jika terjadi kegagalan dalam pengelolaan anggaran dan juga mendapatkan imbalan jika berhasil dalam pengelolaan anggaran.

Saat mengelola anggaran dan membelanjakan uang anggaran, pemegang anggaran harus memperhatikan maksud dan tujuan organisasi. Akan ada tujuan dan tanggung jawab khusus yang perlu diperhitungkan untuk mencapai target atau sasaran. Kita juga harus mengingat peraturan hukum dan persyaratan organisasi saat menangani / mengelola anggaran. Selalu lakukan tindakan yang diperlukan untuk meminimalkan biaya dan juga tindakan yang sesuai jika terjadi pengeluaran anggaran yang berlebihan.

Pantau, kendalikan, dan catat pendapatan dan pengeluaran. Buat dokumen yang menguraikan kinerja organisasi terhadap anggaran. Jaga agar semua catatan tetap mutakhir dan akurat.

Saya harap informasi di sini bermanfaat bagi Anda. Harap jangan ragu untuk meninggalkan pemikiran dan pengalaman Anda. Semua yang terbaik dan terima kasih sudah mampir.