Menulis surat bisnis untuk menyampaikan kabar buruk (dengan contoh)

Kaitlyn Baker melalui Unsplash.com

Terkadang, dalam bisnis, Anda tidak bisa menghindari menulis surat yang berisi berita buruk. Namun, Anda dapat mencoba menulis surat sedemikian rupa untuk menjaga hubungan baik dengan penerima, serta menyampaikan kabar buruk dengan cara termudah. Anda tidak ingin merusak jembatan apa pun dalam bisnis, jadi sebaiknya Anda menulis surat kabar buruk yang efektif.

Tujuan yang Harus Anda Fokuskan Saat Menulis Surat

1. Meminimalkan kerusakan pada hubungan: Kabar buruk seharusnya tidak menentukan hubungan.
2. Menunjukkan bahwa keputusan itu adil dan masuk akal: Bayangkan diri Anda pada posisi pembaca, dan coba berikan penjelasan terbaik.
3. Menyatakan kabar buruk dengan jelas dan tegas:

• Pembukaan harus memiliki penyangga untuk meminimalkan kerusakan pada hubungan. Gunakan pembukaan positif atau netral untuk memelihara niat baik.
• Tubuh harus menyertakan alasan untuk membantu pembaca melihatnya dari sudut pandang Anda. Anda ingin menunjukkan bahwa Anda bersikap adil dan masuk akal. Jelas dan tegas tentang kabar buruk, tetapi juga singkat, positif, dan rendah hati.
• Penutup harus berisi isyarat niat baik yang sesuai, dan mungkin solusi potensial untuk masalah pembaca.

Contoh Surat Bisnis Berita Buruk # 1

Surat itu lugas dan sopan. Penulis memberikan alasan yang sangat bagus untuk penolakan posisi tersebut tetapi juga membiarkan pintu terbuka untuk hubungan di masa depan. Penulis juga memberikan solusi yang mungkin di bagian akhir.

Contoh Surat Bisnis Berita Buruk # 2

Buletin buruk ini mencakup fakta bahwa wajan yang dipesan Ms. Hodges tidak tersedia dengan meningkatkannya ke wajan yang lebih baik dan lebih besar. Selain itu, nada suaranya sangat positif sehingga pembaca mungkin tidak menyadari bahwa seluruh set yang dia pesan belum tiba tepat waktu, karena dua bagiannya akan tiba nanti. Buletin buruk ini sama sekali tidak berfokus pada hal negatif tetapi menyampaikan pesannya dengan cara yang positif. Harry Figby juga memperluas kesempatan untuk hubungan di masa depan dengan memberi tahu Ms. Hodges tentang penjualan dan acara yang akan datang.