5 Kesalahan yang mengganggu dalam penulisan bisnis dan bagaimana menghindarinya

Komunikasi Tertulis Menyatakan Banyak Hal Tentang Anda

Apakah sepertinya karier Anda tidak kemana-mana? Apakah Anda merasa terjebak di anak tangga terbawah tangga perusahaan? Jika demikian, Anda mungkin ingin memperhatikan komunikasi tertulis Anda. Kesalahan tanda baca dan tata bahasa yang mengganggu mungkin menghambat Anda.

Penulisan bisnis yang baik sangat penting di tempat kerja saat ini. Dalam survei yang meminta pemberi kerja dan perekrut profesional untuk membuat daftar kualitas yang mereka cari dalam diri karyawan, keterampilan menulis bisnis yang efektif berada tepat di urutan teratas. Pengusaha menginginkan karyawan yang dapat mengkomunikasikan informasi secara terorganisir dan koheren, bebas dari kesalahan penulisan yang ceroboh yang menghalangi komunikasi yang baik. Kata yang digunakan secara tidak benar atau koma di tempat yang salah dapat mengkomunikasikan sesuatu selain pesan yang dimaksudkan. Kurangnya kejelasan dalam dokumen bisnis dapat menyebabkan pelanggan tidak puas dan bahkan litigasi.

Bahkan tanpa konsekuensi hukum yang berat, dokumen yang penuh dengan kesalahan tata bahasa dan tanda baca memberikan kesan yang buruk pada penulis. Tulisan yang buruk tidak memiliki kredibilitas dan persuasif. Itu tidak menginspirasi kepercayaan. Itu menjengkelkan.

Selama lebih dari 20 tahun sebagai pengacara korporat, saya telah meninjau banyak komunikasi bisnis. Saya telah melihat secara langsung bagaimana kesalahan umum dalam tata bahasa dan tanda baca mengakibatkan komunikasi yang kacau, pelanggan yang kesal, dan karir yang terhenti. Berikut daftar lima kesalahan paling menjengkelkan dalam penulisan bisnis dan bagaimana Anda dapat menghindarinya.

1. Para Rasul yang Salah Tempat

Mungkin tidak ada kesalahan penulisan lain yang dapat menimbulkan respons kuku-di-papan tulis yang sama pada pembaca seperti apostrof yang salah tempat, penggunaan bentuk posesif untuk menandakan lebih dari satu hal. Kesalahan ini menjengkelkan karena begitu meluas, dan tidak terbatas pada penulisan bisnis. Anda semua pernah melihatnya:

• Aku makan pancake untuk sarapan.
• Smith membeli mobil baru.
• Tahun 1960-an adalah dekade yang gila.

Meskipun ada epidemi apostrof yang dimaksudkan untuk menunjukkan bentuk jamak, hanya bentuk jamak yang memiliki sesuatu yang memerlukan apostrof, dan apostrof tersebut umumnya mengikuti huruf "s":

• Tekstur pancake yang lembut
• Mobil baru keluarga Smith
• Gejolak sosial tahun 1960-an

Hanya ada beberapa contoh ketika menggunakan apostrof untuk menandakan jamak dapat diterima. Dalam kasus tersebut, apostrof diperlukan untuk menghindari kebingungan:

• Dia mendapat tiga nilai A di rapornya. (Gunakan apostrof untuk menghindari kebingungan dengan kata "as.")
• Pesan lima # 371KV. (Gunakan tanda kutip untuk menunjukkan bahwa "s" bukan bagian dari nomor seri.)

2. Kebingungan Tentang Aku, Diriku, dan Aku

Berapa kali Anda membaca komunikasi bisnis yang menyimpulkan, "Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi Jane atau saya sendiri"? Penulisnya entah mencoba terdengar canggih dengan menggunakan "diriku" yang terdengar lebih elegan sebagai pengganti "aku" atau, dengan Jane dalam campurannya, bingung apakah akan menggunakan "aku" atau "aku" dan menetap pada "diriku sendiri. " Hasilnya adalah penyalahgunaan kata ganti orang yang refleksif yang menjengkelkan dan terlalu umum.

Anda dapat menghindari kesalahan yang sama dengan menerapkan tes sederhana. Tinggalkan Jane di luar gambar dan lihat bagaimana kalimat itu berbunyi. Apakah Anda akan berkata, "Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi saya"? Tidak, Anda akan berkata, "tolong hubungi saya." Baik? Jika Anda akan menggunakan "saya" dalam hal ini, Anda perlu membaca untuk bantuan tambahan tentang tata bahasa.

"Saya, saya, dan saya" adalah tiga kasus berbeda dari kata ganti orang. Kasusnya berubah tergantung pada apakah kata ganti berfungsi sebagai subjek atau objek kalimat.

Untuk subjek kalimat (kata benda yang menjelaskan isi kalimat tersebut), gunakan "I":

• Saya menulis surat itu.

Untuk objek kalimat (kata benda yang memberi arti pada kata kerja atau melengkapi frasa preposisional), gunakan "saya":

• Jika Anda memiliki pertanyaan, Anda dapat bertanya kepada saya.
• Pertanyaan mungkin ditujukan kepada saya.

Jika subjek tindakan dan objek tindakan sama, gunakan kata ganti refleksif "diriku":

• Saya melakukannya sendiri.
• Saya melihat diri saya di cermin.

Seperti Anda membutuhkan cermin untuk melihat diri sendiri, kata ganti refleksif seperti "diriku" (atau diri sendiri, dirinya sendiri, dll.) Membutuhkan kata benda atau kata ganti lain dalam kalimat untuk mencerminkannya. Jika tidak ada, gunakan kasus subjektif (I) atau kasus objektif (saya) yang sesuai.

3. Koma Acak

Saya ragu untuk menulis tentang koma karena bisa jadi hal yang rumit. Sebenarnya, saya bisa melanjutkan untuk beberapa paragraf tentang apakah koma harus muncul di antara kata "koma" dan "karena" di kalimat sebelumnya. Tapi saya tidak akan melakukannya, karena masalah saya dengan koma bahkan lebih mendasar daripada apakah koma harus digunakan sebelum konjungsi yang menghubungkan dua klausa independen. (Jika Anda bertanya-tanya, jawaban saya di sini adalah tidak; klausulnya pendek dan berkaitan erat dalam pemikiran.)

Masalah yang paling menjengkelkan dengan koma adalah ketika mereka muncul secara acak, dalam kalimat, di mana mereka tidak dibutuhkan, dan tidak seharusnya. (Ya, saya mencoba menjelaskan di sini.)

Saya tidak peduli jika Anda menggunakan koma serial dalam kalimat sederhana atau tidak. Saya tidak akan terlalu banyak repot karena kurangnya koma di antara kata sifat koordinat. Teman-teman Inggris saya memberi tahu saya bahwa kami menggunakan terlalu banyak koma dalam bahasa Inggris Amerika. Aturan penggunaan Amerika yang menuntut mungkin menjadi alasan utama mengapa begitu banyak penulis bisnis menggunakannya secara berlebihan.

Masalah dengan koma adalah ia memberitahu mata untuk berhenti membaca sejenak. Tidak apa-apa jika Anda membutuhkan jeda, seperti menarik napas saat berbicara. Tapi koma yang tidak terduga seperti cegukan. Mereka menyebalkan.

Ada lusinan aturan tentang kapan harus menggunakannya, tetapi jika Anda mengingat salah satunya, ingatlah ini: Jika Anda tidak dapat memikirkan alasan khusus untuk menggunakan koma, jangan gunakan.

Jangan pernah menggunakan koma dalam situasi ini:

• Antara kata deskriptif dan kata benda yang dijelaskannya: "Saya membaca huruf yang ditulis dengan buruk." Salah
• Di antara subjek dan kata kerja: "Surat yang ditulis dengan buruk, membuatku kesal." Salah
• Antara dua klausa dengan satu subjek yang digabungkan dengan konjungsi: "Saya membaca surat itu, dan mengoreksi semua kesalahan tanda baca." Salah
• Untuk menetapkan klausa yang membatasi (yang penting bagi arti kalimat): "Surat yang menginspirasi artikel ini, penuh dengan kesalahan tanda baca yang mengganggu." Salah

4. Penyalahgunaan "Seperti"

Terlalu sering dalam bisnis menulis frase "seperti itu" digunakan sebagai cara yang lebih menarik untuk mengatakan "oleh karena itu," seolah-olah diperlukan kata yang lebih formal. Misalnya, sebuah surat mungkin menyatakan, "Korespondensi ini berfungsi sebagai pemberitahuan bahwa Anda melalaikan perjanjian kami. Dengan demikian, Anda memiliki waktu 10 hari untuk memperbaiki kelalaian tersebut atau perjanjian akan dihentikan." Dalam contoh ini "seperti itu" digunakan sebagai pengganti dari "oleh karena itu" yang berarti "karena alasan itu" atau "akibatnya". Itu salah.

Jika digunakan dengan benar, frasa "seperti itu" merujuk pembaca pada identitas, sifat, atau kapasitas kata benda atau frasa kata benda yang mendahuluinya:

• "Saya sangat ketat dalam tata bahasa. Karena itu, saya merasa kesal ketika penulis dangles participles." Benar

Untuk menghindari penggunaan "seperti" secara tidak benar, tanyakan pada diri Anda, "sebagai apa?" Jika kata benda anteseden cocok, penggunaannya benar:

• "Sebagai penganut tata bahasa yang kaku, saya merasa kesal ketika seorang penulis menggunakan participles." Benar

Jika "seperti itu" tidak merujuk pembaca ke kata benda sebelumnya, penggunaannya salah:

• "Karena tidak memperhatikan kaidah tata bahasa, penulis menjuntai partisip. Karena itu, membuat kesal pembacanya." Salah

Tanyakan apakah Anda dapat mengganti "seperti" dengan kata benda atau frasa kata benda terdekat:

• Sebagai aturan tata bahasa, dia mengganggu pembacanya.
• Sebagai penulis, dia membuat jengkel pembacanya.
• Sebagai participles, dia mengganggu pembacanya.

Jika substitusi tidak masuk akal atau, dalam kasus contoh kedua, tidak sepenuhnya menyampaikan makna yang dimaksudkan, penggunaan kata "seperti itu" tidak tepat. Untuk menghindari mengganggu pembaca Anda, gunakan "oleh karena itu" atau ganti frasa transisi dengan kata atau frasa yang lebih bermakna.

5. Penggunaan "Verbiage" yang Salah

Yang ini bukan masalah tata bahasa atau tanda baca, tetapi tentang penyalahgunaan kata yang tidak menyenangkan yang umum namun misterius. Sebagai pengacara perusahaan, saya menerima email hampir setiap hari yang mengatakan sesuatu seperti ini, "Bisakah Anda meninjau verbiage di paragraf kedua dokumen terlampir dan memberi tahu saya jika tidak apa-apa?" Setiap kali saya harus menahan diri untuk tidak melontarkan jawaban yang tidak sopan, "Jika itu bertele-tele, mengapa Anda membuang-buang waktu saya?"

Verbiage tidak berarti "teks", "kata", "susunan kata", "konten", atau kata lain yang mungkin digunakan penulis email untuk meminta tinjauan hukum saya. "Verbiage" berarti pidato atau tulisan yang menggunakan terlalu banyak kata atau ekspresi teknis yang berlebihan. Itu bukanlah hal yang baik. Seorang penulis harus menghindari verbiage, tidak menggunakan istilah tersebut untuk mendeskripsikan karya tertulisnya.

Tip Bonus: Sederhanakan Bahasa Anda

Ini menampilkan satu pelajaran terakhir tentang penulisan gaya bisnis. Jangan mencoba untuk membuat orang terkesan dengan menggunakan kata-kata yang mewah ketika pilihan yang lebih baik adalah jelas dan deskriptif. Pembicaraan bisnis penuh dengan kata-kata yang dibuat-buat dan terdengar mewah. Jangan terjebak dalam menggunakannya. Jangan mengatakan "memanfaatkan" saat "menggunakan" berfungsi dengan baik. Anda akan terlihat sok dan lebih buruk, terutama jika Anda tidak mengerti apa arti kata mewah Anda.

Polling Penulisan Bisnis

Bantuan Tambahan untuk Menulis