9 Area manajemen proyek (dan mengapa itu penting)

Keberhasilan Proyek Itu Penting

Faktanya adalah, dalam kehidupan dan bisnis, sebagian besar proyek gagal. Tapi sukses itu penting. Kapanpun sebuah proyek gagal, waktu dan uang akan terbuang percuma. Terkadang, nyawa melayang, seperti dalam misi penyelamatan setelah badai atau bencana alam lainnya.

Ada dua jenis proyek. Salah satunya, menurut guru bisnis Joseph M. Juran, "Masalah dijadwalkan untuk dipecahkan." Jika proyek seperti ini gagal, semua waktu, tenaga dan uang akan terbuang percuma, dan masalahnya masih ada pada kita. Jenis proyek lainnya adalah upaya untuk mewujudkan mimpi menjadi kenyataan. Ketika jenis proyek ini gagal, impian itu tidak pernah menjadi nyata. Misalnya, awal bulan ini, sebuah perusahaan dengan visi yang hebat menutup pintunya. Saya kenal dua puluh orang yang kehilangan sebagian besar pendapatan mereka, dan ada ratusan lainnya. Dan perusahaan membantu ribuan orang, tetapi itu hilang.

Faktanya adalah, lebih dari setengah dari semua proyek gagal — dan itu mengacu pada proyek yang dirancang dengan baik, dikelola dengan baik, dan termasuk, dalam keberhasilan, proyek yang terlambat disampaikan dan melebihi anggaran. Tingkat keberhasilan yang sebenarnya — proyek yang memberikan hasil yang dapat diterima atau luar biasa tepat waktu dan di bawah anggaran, semakin kecil.

Kami bisa melakukan lebih baik. Kami melakukannya dengan memperhatikan semua bagian proyek, yaitu dengan mengelola sembilan bidang manajemen proyek yang berlaku untuk proyek kami.

Dalam Artikel Ini

Kami akan melihat:

Definisi kesuksesan proyek
Bagaimana menentukan tujuan proyek
Sembilan bidang manajemen proyek
Bagaimana saya menerapkan area ini dalam skenario contoh kehidupan nyata
Tiga fase proyek, termasuk persiapan, pelaksanaan, dan tindak lanjut

Sasaran: Sukses Proyek

"Proyek sukses" terdengar seperti tujuan yang sangat kabur. Sebenarnya tidak kabur, tapi terlalu umum.

Kami dapat dengan mudah membuatnya spesifik untuk setiap proyek. Dan, pada kenyataannya, definisi spesifik dari tujuan proyek adalah langkah pertama untuk kesuksesan proyek. Project Management Institute (PMI) secara resmi mendefinisikan proyek sebagai "upaya sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik." Elemen utamanya adalah:

Setiap proyek bersifat sementara. Itu tidak akan berlangsung selamanya. Ini akan dimulai pada tanggal tertentu, dan berakhir di kemudian hari.
Setiap proyek unik. Setiap proyek memberikan hasil yang baru, baru, dan berbeda.
Setiap produk memberikan beberapa hasil tertentu saat selesai.

Mendefinisikan Tujuan Proyek

Berikut beberapa contoh tujuan proyek:

Kami akan memiliki pernikahan yang luar biasa dengan 300 tamu pada tanggal 20 Juni.
Jembatan empat jalur baru antara Pulau Marcos dan daratan utama akan dibuka untuk lalu lintas kendaraan pada tanggal 30 November dengan biaya di bawah $ 4 juta.
Rilis terbaru kami dari perangkat lunak Perencanaan Luar Biasa, versi 10.0, akan dirilis pada tanggal 20 Agustus dengan harga $ 29,99 dengan semua bug yang diketahui dari uji beta diperbaiki dengan biaya pengembangan di bawah $ 50.000.

Seperti yang Anda lihat, proyek bersifat pribadi, dan juga untuk bisnis. Anda juga akan melihat bahwa definisi proyek yang baik mencakup apa yang akan dikirimkan, kapan, dan berapa biayanya. (Ada biaya untuk pernikahannya, tapi itu pribadi. Saya tidak memasukkannya karena itu bukan urusan Anda.)

Contoh-contoh ini menggambarkan tiga area pertama dari sebuah proyek yang harus kita kelola.

Scope adalah kata yang bagus untuk apa yang kita buat.
Alamat waktu: kapan proyek akan dimulai; kapan akan selesai, memberikan hasil; durasi dari awal sampai akhir; dan jumlah usaha (jam orang) kerja.
Biaya adalah definisi berapa biaya proyek.

Ini adalah tiga area pertama dari proyek yang kami tentukan, dan kami menyebutnya faktor Hasil (r) karena dapat diukur dalam bentuk hasil yang jelas dan dapat ditentukan. Untuk ruang lingkup, apakah tujuannya tercapai, atau tidak. Berkenaan dengan waktu: Entah itu satu kali, atau sudah terlambat. Berkenaan dengan biaya: Apakah kami tetap sesuai anggaran, atau kami melebihi anggaran. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang faktor-faktor hasil ini, dan mengapa mereka disebut The Iron Triangle, Anda dapat membaca Bagaimana Membuat Rencana Manajemen Proyek.

Tetapi faktor hasil (r) tidak cukup. Jika kita bekerja hanya dengan tiga elemen ini, proyek kita akan gagal.

Apa Sembilan Area Manajemen Proyek?

Cakupan, Waktu, Biaya, Risiko, Kualitas, Komunikasi, Sumber Daya Manusia, Pengadaan, Integrasi

Contoh Kehidupan Nyata: Perjalanan Sehari

Sekitar bertahun-tahun yang lalu, saya dan istri saya mengalami hari yang sangat menyenangkan. Menjadi manajer proyek, saya ingin mengatakan bahwa itu karena saya mengelolanya sebagai proyek. Bagaimanapun, ini adalah contoh yang baik tentang bagaimana kesuksesan proyek bergantung pada lebih dari sekedar tiga faktor hasil (r): ruang lingkup, waktu, dan biaya.

Rencana kami adalah mengambil hari Sabtu di bulan Juni, dan memetik leci (kami menyukai buah leci) di perkebunan leci Anda sendiri sekitar satu jam di sebelah utara tempat kami tinggal. Kami ingin membawa pulang lima pon leci, yang cukup untuk bertahan sepanjang musim panas. Harga leci $ 4 / pon, dan bensin untuk perjalanan itu sekitar $ 10, jadi total biaya proyek adalah $ 30.

Hasil Bergantung pada Proses

Kedengarannya sederhana. Kebanyakan proyek terdengar sederhana. Tetapi ketika Anda berhenti dan memikirkan berapa banyak hal yang salah, itu menceritakan kisah yang berbeda. Berikut adalah beberapa hal yang bisa salah, disusun untuk menggambarkan sembilan bidang manajemen proyek.

Cakupan. Jika kami tersesat, dan tidak pernah menemukan perkebunan leci - tidak ada leci!
Waktu. Jika kami mulai terlambat, kami akan tiba di tengah hari. Memetik leci di bawah terik matahari sama sekali tidak menyenangkan. Dan, untuk perjalanan sehari, tidak menyenangkan adalah kegagalan proyek!
Biaya. Ups! Leci adalah buah yang sangat sensitif. Mereka membutuhkan pendingin dan es, atau mereka akan membusuk sebelum kita pulang. Tambahkan $ 5 untuk pendingin Styrofoam, dan $ 1 untuk es.
Risiko. Bagaimana jika mobil rusak - hari yang menyedihkan! Siapkan dan periksa sebelum kita pergi.
Kualitas. Pilih dengan hati-hati! Kami hanya ingin membawa pulang leci terbaik.
Komunikasi. Di dalam mobil, setengah jam dari rumah. "Sayang, kamu punya petanya?" "Apa! Kupikir kamu punya petanya?"
Sumber daya manusia. "Sayang, waktunya bangun dan memetik leci?" "Kamu pergi, aku tidak suka. Selain itu, temanku Barbara mengajakku makan siang." Perjalanan sehari baru saja berubah menjadi perceraian!
Pembelian. Panggilan telepon Sabtu pagi. "Pak Kemp, terima kasih banyak karena telah membawa mobil Anda untuk penyetelan kemarin. Sayangnya, kami sudah mundur, dan kami belum mulai mengerjakannya." "Tapi itu seharusnya dilakukan tadi malam!" "Saya mengerti, Pak, tapi, sungguh, kami melakukan yang terbaik. Mobil Anda seharusnya sudah tersedia sekitar jam lima sore ini. Terima kasih telah memilih Pusat Servis Mobil Cepat & Andal!" Tidak ada mobil, tidak ada perjalanan, tidak ada leci!
Integrasi. Kami berjalan dengan susah payah kembali ke mobil dengan buah leci kami. "Sayang, di mana pendinginnya?" "Saya membayarnya, saya pikir Anda membawanya keluar dari toko." "Saya membawanya keluar dari toko dan Anda meletakkannya di bagasi." "Tidak, aku membuka bagasi. Kupikir kau memasukkan pendinginnya." "Tapi Anda menutup bagasi." "Aku menutup bagasi karena kupikir kau memasukkan pendinginnya." "Tidak, saya meletakkan pendingin di tanah, karena Anda tidak membuka bagasi cukup cepat." "Jadi maksudmu itu salahku karena kau meninggalkan pendingin di tempat parkir toko kelontong!" Tidak lebih dingin; leci panas; istri yang marah.

Seperti yang Anda lihat, banyak hal bisa salah dalam proses bahkan perjalanan sehari yang sederhana. Berapa banyak lagi yang bisa salah pada proyek bisnis senilai $ 10.000, atau sepuluh juta dolar!

Jika kita melihat secara jujur, masalah seperti ini selalu terjadi pada setiap proyek. Dan itulah mengapa sebagian besar proyek gagal. Tetapi kesuksesan lebih mudah dari yang Anda kira - jika Anda memperhatikan kesembilan area.