Cara efektif menggunakan sistem buku harian di tempat kerja

Mike Tinnion (CC0) melalui Unsplash (dimodifikasi menggunakan Canva)

Sistem buku harian dipertahankan untuk memanfaatkan waktu dan menyelesaikan tugas dan janji dengan cara yang sangat efektif dan efisien. Ini membantu organisasi secara keseluruhan dan membantu mengatur waktu saya sendiri dan waktu orang lain juga. Buku harian dapat disimpan baik secara manual atau elektronik.

Saya pribadi memiliki kedua jenis buku harian itu. Saya memiliki kalender elektronik saya di Outlook yang dibagikan dengan manajer saya dan administrator lainnya. Saya juga memiliki buku harian manual yang dapat digunakan pada saat-saat darurat.

Mengapa Penting untuk Memiliki Buku Harian Manual?

Buku harian manual yang saya gunakan adalah buku terikat dengan tiga hari per halaman karena saya tidak memiliki banyak entri untuk setiap hari.

Seperti yang saya sebutkan di atas, saya hanya menggunakan buku harian ini selama keadaan darurat. Ini termasuk saat-saat ketika saya sakit atau jauh dari pekerjaan dan tidak dapat mengakses buku harian elektronik saya atau ketika sistem komputer mati dan Outlook tidak dapat diakses.

Apa Keuntungan dari Buku Harian Elektronik?

Seperti yang saya sebutkan, buku harian elektronik yang saya simpan ada di kalender Outlook di komputer kerja saya.

Berikut keuntungan memiliki kalender elektronik:

• Saya bisa menyoroti potensi konflik antar janji.
• Saya hanya perlu memasukkan kejadian yang terjadi secara teratur sekali.
• Tidak ada kertas yang digunakan.
• Ada perlindungan kata sandi.
• Saya dapat mengaksesnya dari mana saja.
• Ada pengingat janji di layar.
• Ini secara otomatis mengkomunikasikan perubahan kepada mereka yang terlibat yang sistemnya terhubung dengan milik saya.

Bagaimana Saya Menggunakan Buku Harian Saya?

Saya menggunakan buku harian saya untuk hal-hal seperti peringatan dan janji temu.

Entri paling umum dalam buku harian saya adalah:

• rapat panel
• pertemuan tim
• pesanan stasioner
• sesi pelatihan
• kunjungan
• persiapan agenda
• cuti tahunan
• tugas kantor lainnya
• pengawasan
• tugas mingguan dan dua mingguan lainnya yang berulang pada frekuensi tertentu (ini memastikan saya tidak akan melewatkannya)

Saya terkadang harus memesan rapat dan mengirim undangan rapat ke kolega atau delegasi lain, dan itu dilakukan secara elektronik.

Berikut adalah cara saya mengelola jenis rapat ini.

• Saya mencoba memasukkan detail sebanyak yang saya bisa, seperti tanggal, tempat, durasi, pengunjung, dll.
• Saya jarang menghadapi situasi di mana pertemuan dibatalkan atau ditunda, tetapi jika ini terjadi, saya memastikan untuk memeriksa efek yang akan dimiliki perubahan yang diminta sebelum menyetujuinya.
• Saya juga mengumpulkan semua informasi yang relevan untuk memastikan bahwa setiap orang yang menghadiri rapat atau janji temu memiliki akses ke semua detail terkait sehingga tidak ada ruang untuk miskomunikasi.
• Saya biasanya menangani permintaan dan perubahan dari peserta lain dalam urutan kronologis, tetapi saya akan memprioritaskan permintaan yang paling mendesak jika saya berurusan dengan volume yang besar.
  • Ketika ada permintaan yang disetujui atau perubahan dibuat, saya memastikan bahwa semua orang yang terlibat dihubungi dan itu nyaman bagi mereka sebelum perubahan dikonfirmasi.
• Saya juga memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam pengangkatan atau rapat diberikan waktu yang cukup untuk perencanaan, perjalanan, dan kebutuhan lainnya agar rapat berjalan lancar.

Saya sadar bahwa buku harian harus selalu diperbarui ketika perubahan telah disepakati. Saya memastikan bahwa saya telah menghapus janji yang dibatalkan. Buku harian yang tidak diperbarui sepenuhnya dapat menimbulkan berbagai macam kebingungan. Ini juga akan merusak kepercayaan diri dan mendorong orang untuk merasa perlu memeriksa pengaturan, yang hanya membuang-buang waktu atau, lebih buruk lagi, membuat buku harian terpisah sendiri.

Satu Catatan Terakhir

Dengan hormat, jangan menyalin apa pun yang dikirimkan di sini dan menampilkannya di file Anda. Ini telah diterbitkan di sini murni untuk membantu Anda mendapatkan ide / pemahaman tentang apa yang mereka harapkan untuk Anda lacak. Anda harus berhubungan dengan area kerja dan organisasi Anda sendiri dan mematuhinya sambil menyiapkan file. Terima kasih atas kerja sama anda.

© 2012 livingsta