Bagaimana mengambil menit secara efektif

Mengambil menit selama rapat.

Fotografi Livingsta

Juga terkadang ketika pembahasan melenceng dari masalah utama ke masalah lain yang serupa dengan masalah utama, ketua dapat lupa mengambil keputusan atas hal tersebut sebagai akibat dari penyimpangan terhadap masalah lain. Dalam kasus seperti itu, bekerja sama dengan ketua dapat membantu notulen mengingatkan kursi bahwa keputusan perlu dibuat tentang masalah itu sebelum melanjutkan ke item berikutnya.

Jika Anda ragu akan merekam sesuatu atau tidak, selalu konfirmasikan dengan kursinya. Ini akan menghindari pencatatan hal-hal yang tidak perlu serta menghemat waktu dan tenaga.

Sebelum dan Sesudah Rapat

Bahkan sebelum rapat dimulai, notulen dapat berdiskusi dengan ketua tentang bagaimana rapat akan berlangsung, hal-hal yang akan didiskusikan, bagaimana diskusi akan berlangsung dan apa yang perlu dicatat.

Setelah rapat, saat menuliskan notulen, jika notulen mengalami kesulitan dengan sesuatu yang relevan dengan diskusi, mereka harus berbicara cepat dengan ketua untuk mengklarifikasi hal-hal, karena keraguan untuk melakukan ini akan berakhir dengan informasi yang tidak akurat di menit.

Bagaimana Mendengarkan Secara Efektif

Mendengarkan adalah keterampilan yang sangat penting dan disertai dengan latihan. Kebanyakan orang hari ini, hanya mendengar sesuatu atau hanya mendengarkan, tetapi tidak secara aktif atau efektif mendengarkan. Ada banyak perbedaan antara mendengar, mendengarkan, dan mendengarkan secara aktif. Saya baru-baru ini telah banyak meneliti tentang keterampilan dan teknik ini dan bahkan menulis sebuah hub tentang mendengarkan secara aktif. Ini membantu seseorang dalam semua lapisan masyarakat, baik itu pribadi atau profesional, dan juga membantu meningkatkan kepribadian seseorang.

Jadi, apakah mendengarkan yang efektif itu?

Livingsta

Sambil mengambil notulen, Anda mendengarkan pembicara secara aktif menyerap semua informasi mengenai diskusi dengan minat dan kepentingan, dan kemudian Anda mereproduksi informasi tersebut dalam bentuk dokumen yang disebut notulen yang membantu orang-orang yang tidak menghadiri rapat untuk mendapatkan informasi tentang apa. dibahas dalam pertemuan tersebut. Ini juga berfungsi sebagai dokumen hukum untuk organisasi dan membantu referensi di masa mendatang dan juga merupakan catatan permanen dari semua yang terjadi dalam rapat.

Keterampilan mendengarkan membutuhkan waktu untuk berkembang, tetapi pasti berkembang dengan latihan. Kebanyakan orang pandai berbicara tetapi tidak mendengarkan. Juga memparafrasekan apa yang telah Anda dengar, dengan cara yang tepat, membutuhkan banyak kreativitas. Seseorang dapat melatih keterampilan mendengarkan dengan mendengarkan ceramah, debat, dan materi serupa lainnya yang membutuhkan konsentrasi. Di sini kita akan membahas tentang bagaimana mendengarkan secara efektif dalam rapat saat diskusi, argumen dan perselisihan terjadi.

Tip untuk Mendengarkan yang Efektif

Untuk mendengarkan secara efektif:

Pertama-tama perlu dipahami fakta bahwa proses mendengarkan tidak hanya melibatkan penerimaan pesan, tetapi juga tergantung pada komponen lain seperti, pemikiran, fokus, dan respons aktif.
Seseorang perlu berkonsentrasi pada pembicara dan tidak membiarkan pikiran mereka berkeliaran. Anda harus penuh perhatian dan santai
Buat catatan secara bersamaan saat Anda mendengar, karena ini akan membantu Anda berkonsentrasi pada diskusi.
Dengarkan setiap kata yang diucapkan pembicara dan gambarkan situasi atau logika dalam diskusi di benak Anda
Konsentrasilah meskipun pembahasannya membosankan, karena Andalah yang perlu memberikan informasi yang akurat dalam notulen.
Jangan menyela saat diskusi sedang berlangsung, atau saat seseorang berbicara. Alih-alih menunggu diskusi berakhir atau pembicara selesai dan kemudian ajukan pertanyaan Anda untuk klarifikasi
Membangun kosakata membuat Anda menjadi pendengar yang lebih baik. Jika tidak, Anda mungkin mendengarkan kata-kata yang tidak Anda pahami
Selalu catat kata-kata baru yang tidak Anda mengerti dan klarifikasi dengan kursi
Melakukan beberapa studi latar belakang tentang masalah-masalah diskusi sebelum pertemuan akan membantu Anda mendengarkan secara efektif, dan membuat Anda terlibat sepenuhnya dalam proses mendengarkan.
Bersiaplah dengan pena dan kertas Anda sebelum pembicara mulai berbicara.
Anda perlu belajar menyesuaikan diri dengan situasi di ruang pertemuan secara fisiologis dan psikologis dan dengan faktor fisik di dalam ruangan karena beberapa di antaranya mungkin memiliki efek negatif dan yang lain efek positif.
Aksen pembicara terkadang dapat menghalangi pendengaran yang efektif, tetapi seseorang perlu meningkatkan keterampilan mereka dalam mengatasi semua hambatan ini untuk menjadi pendengar yang efektif.
Tidak ada dua pertemuan yang akan sama, tidak ada dua diskusi yang sama dan tidak ada dua pembicara yang berbicara dengan cara yang sama sehingga Anda perlu belajar menyesuaikan diri dengan situasi.
Selalu fokus pada poin kunci / penting
Dengarkan seolah-olah Anda diminta untuk menyajikan kembali informasi ini kepada audiens yang berbeda nanti (Anda tetap akan melakukannya dalam bentuk menit), ini akan membantu Anda berkonsentrasi dan mendengarkan secara efektif setiap kata yang diucapkan pembicara
Dalam pertemuan yang membahas masalah sensitif, pastikan juga untuk memperhatikan bahasa tubuh pembicara, daripada terus menundukkan kepala menulis catatan dengan serius.
Jangan biarkan apa pun atau siapa pun di sekitar mengganggu Anda, dan jangan alihkan perhatian Anda ke orang yang masuk atau keluar ruangan saat pembicara sedang berbicara.
Gunakan cara yang tepat untuk membuat catatan tergantung pada jenis masalah yang dibahas dan ini akan membantu Anda terlibat dalam kegiatan mendengarkan.
Jangan menuliskan semuanya tapi hanya poin-poin utamanya saja
Jangan gelisah atau bermain-main dengan apa pun di tangan Anda, atau mencoret-coret atau menonton jam. Ini tidak membantu Anda mendengarkan dan dapat memengaruhi orang-orang di sekitar Anda juga.
Sebagai poin terakhir, bayangkan bagaimana Anda ingin audiens Anda mendengarkan jika Anda adalah seorang pembicara, dan menjadi pendengar yang sama, ini akan membantu Anda menjadi pendengar yang efektif.

Bagaimana Membuat Catatan Selama Pembahasan

Mencatat adalah tugas atau bagian penting dari proses pembuatan catatan. Saat membuat catatan, tidak ada yang mencatat kata-kata yang digunakan dalam diskusi, tetapi mencatat diskusi yang terjadi dalam pertemuan tersebut.

Kutipan dari internet

Ini adalah tugas yang sangat penting dan cukup sulit tergantung pada sifat pertemuan dan apa yang didiskusikan. Ini juga tergantung pada seberapa baik rapat berjalan, bagaimana anggota bekerja sama, bagaimana ketua membantu dan merangkum dan yang paling penting seberapa baik Anda siap untuk rapat. Semua dokumen yang relevan dengan rapat yang didistribusikan atau diedarkan sebelum rapat harus diperiksa, sehingga Anda paham dengan apa yang sedang dibahas.

Tips untuk Diskusi Mencatat

Selama diskusi, ikuti prosedur dan tip berikut untuk membuat catatan:

Pertama-tama, pahami dengan seksama apa itu menit, mengapa menit itu diambil dan pentingnya menit itu. Ini akan membantu Anda mengikuti diskusi dan membuat catatan tentang informasi penting dan perlu selama diskusi berlanjut. Seperti disebutkan di atas, di mana dokumen tersedia, selalu pastikan bahwa Anda mengumpulkan informasi latar belakang tentang apa yang akan dibahas. Ini akan membuat tugas pencatatan jauh lebih sederhana.
Dalam situasi diskusi atau percakapan yang panjang dan rumit, selalu fokus pada aspek penting diskusi seperti, apa fokus diskusi, apa keputusannya, jika ada, mengapa keputusan ini diambil, siapa yang harus menindaklanjuti keputusan dan kapan / dalam jangka waktu mana keputusan harus ditindaklanjuti.
Pastikan Anda menyertakan ringkasan diskusi di awal sebelum menulis tentang diskusi, karena ini akan memberikan gambaran dan ide tentang diskusi kepada orang-orang yang tidak dapat hadir. Juga jika orang-orang ini harus berpartisipasi dalam pertemuan mendatang, menit ini akan memberi mereka semua informasi yang diperlukan yang mereka perlukan.
Tuliskan pandangan dan opini penting dari semua orang yang hadir.
Pastikan Anda mendengarkan secara aktif dan efektif setelah diskusi tanpa membiarkan Anda berkeliaran atau memikirkan hal lain. Dengan cara ini Anda tidak akan melewatkan sesuatu yang penting.
Pilih metode terbaik dan mudah yang akan membantu Anda membuat catatan.
Saat merekam poin tindakan, yang terbaik adalah melakukannya dengan cara yang lebih mudah dilihat, jelas dengan nama orang yang perlu bertindak dan skala waktu.
Gunakan judul, karena ini akan membantu Anda mengikuti catatan nanti, dan Anda dapat memiliki bagian pertemuan yang berbeda di bawah judul yang berbeda. Sisakan beberapa ruang di bawah setiap bagian, sehingga lebih mudah untuk menambahkan catatan di bawahnya jika ada yang datang dengan poin atau ide baru saat rapat berlangsung.
Jika Anda tahu tulisan tangan pendek, yang terbaik adalah menulis catatan dengan tangan pendek dan juga menggunakan singkatan jika memungkinkan.
Berlatihlah menggunakan poin-poin, karena ini akan membuat risalah lebih mudah dibaca, terlihat rapi, dan sederhana.
Selalu klarifikasi poin atau diskusi yang tidak jelas dengan kursi Anda.
Jangan lupa untuk memiliki satu atau dua pulpen dan pensil cadangan.

Tujuan Mengklarifikasi Poin yang Anda Tidak Yakin

Klarifikasi adalah proses di mana Anda menyelesaikan area kebingungan dengan pembicara dan memeriksa apakah pemahaman Anda tentang diskusi sudah benar. Agar risalah menjadi akurat, seseorang perlu mengklarifikasi poin-poin yang tidak mereka pahami selama rapat berlangsung

Tujuan mengklarifikasi poin yang Anda tidak yakin adalah:

Ini memberi tahu pembicara bahwa Anda mendengarkan secara efektif dan mencoba memahami pesannya
Memastikan bahwa Anda telah memahami informasi yang benar
Membantu untuk meninjau pemahaman
Dorong pembicara untuk berbicara secara terbuka
Membantu Anda menulis menit tanpa kesalahan
Menghindari kesalahpahaman dan kesalahpahaman
Meningkatkan keterampilan interpersonal

Untuk membaca tentang peran rapat, mengapa rapat diadakan, persyaratan hukum dan organisasi yang mungkin berlaku untuk pengambilan notulen, mengapa notulen dibuat dan manfaatnya, alasan mengapa notulen harus akurat dan berbagai dokumen yang digunakan dalam rapat sebagai bagian dari proses pengambilan notulen, sebelum dan sesudah rapat, silakan merujuk ke artikel ini: Mengambil Risalah.