Nvq: menjelaskan prosedur untuk menyimpan dan mengambil informasi

Pelajari tentang tujuan dan prosedur yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengambilan informasi dalam administrasi bisnis.

Foto oleh Simon Abrams di Unsplash

Artikel ini untuk kandidat yang sedang mengerjakan NVQ Level 2 atau 3 Diploma di bidang Bisnis dan Administrasi. Ini adalah unit Level 2 dengan total 3 kredit. Unit ini menangani penyimpanan dan pengambilan informasi untuk bisnis atau organisasi mengikuti persyaratan keamanan dan kerahasiaan. Saya membahas bagian pertama dari hasil pembelajaran, yang akan membantu seseorang memahami proses dan prosedur untuk menyimpan dan mengambil informasi.

Kami akan membahas secara singkat:

• Tujuan menyimpan dan mengambil informasi yang diperlukan.
• Berbagai jenis sistem informasi dan fiturnya.
• Tujuan dari persyaratan hukum dan organisasi untuk keamanan dan kerahasiaan informasi.
• Tujuan dari mengkonfirmasikan informasi yang akan disimpan dan diambil kembali.
• Cara memeriksa informasi untuk akurasi dan mengapa.
• Bagaimana memberikan informasi dalam format dan skala waktu yang disepakati.
• Jenis informasi yang dapat dihapus.
• Masalah yang mungkin terjadi dengan sistem informasi dan cara mengatasinya.

Artikel ini adalah sumber daya bagi mereka yang sedang mengerjakan diploma NVQ Level 2 atau 3 di bidang bisnis dan administrasi.

p sejati.com/en/business-man-home-office-business-1176006/

Apakah Informasi Itu?

Informasi dapat didefinisikan sebagai fakta yang diberikan oleh seseorang atau dipelajari tentang seseorang atau sesuatu atau fakta yang dikumpulkan melalui penelitian atau cara lain. Itu juga dapat didefinisikan sebagai pesan yang disampaikan melalui beberapa cara. Informasi dapat dicatat dan dikirimkan dan itu sangat penting karena membantu dengan hasil dan keputusan. Ini harus akurat dan disiapkan pada waktu yang tepat. Itu harus spesifik dan berpegang pada kebutuhan atau tujuan (relevan), memiliki makna dan masuk akal yang akan membantu mendapatkan pemahaman.

Informasi dapat berupa fisik atau elektronik dan perlu dikelola secara efisien. Manajemen informasi adalah tanggung jawab organisasi di mana ia dikumpulkan, dikelola, disimpan, dibagikan, diawetkan, diambil dan dikirim.

1.1 Jelaskan Tujuan Menyimpan dan Mengambil Informasi yang Diperlukan

Menyimpan informasi adalah proses di mana informasi disimpan atau disimpan di gudang (lemari, HDD, memory stick, dll) dan mengambil informasi adalah proses untuk memperoleh sumber informasi tersimpan yang relevan dengan kebutuhan.

Tujuan utama menyimpan informasi apa pun adalah untuk pengambilan yang mudah di masa mendatang saat diperlukan. Ini juga merupakan bagian dari praktik bisnis perusahaan. Penyimpanan dokumen harus dilakukan dengan prosedur yang tepat agar lebih mudah ditemukan. Tergantung pada jenis informasi, informasi dapat disimpan baik di lemari tahan api untuk hard copy atau hard disk atau perangkat penyimpanan elektronik lainnya untuk soft copy.

Bergantung pada sifat perusahaan atau organisasi atau bisnis, berbagai jenis informasi harus disimpan. Bisa berupa rahasia yang berkaitan dengan perusahaan, file yang sangat rahasia yang berkaitan dengan perusahaan atau karyawan atau pelanggan / klien. Jadi file harus disimpan dengan mengikuti semua prosedur kerahasiaan dan dilindungi sesuai dengan tindakan perlindungan data karena ini adalah informasi yang diperlukan untuk memberikan layanan berkualitas dan juga untuk kelancaran perusahaan.

Tujuan dari pencarian informasi adalah untuk memberikan layanan berkualitas untuk orang yang tepat pada waktu yang tepat, dengan semua informasi yang diperlukan di tangan. Hanya jika data disimpan dengan cara prosedural, maka dapat dengan mudah diambil kembali. Informasi dapat diambil untuk tujuan pemasaran, untuk komunikasi, untuk tujuan pemantauan, untuk survei dan penelitian lain yang mungkin dilakukan oleh organisasi atau bisnis. Informasi juga akan diambil dalam situasi di mana informasi mungkin harus dibagikan dengan perusahaan mitra dan dengan polisi atau Pendapatan Pedalaman.

Penyimpanan dan pengambilan data memainkan peran utama dalam meningkatkan kinerja perusahaan dan ini dapat terjadi baik secara offline maupun online dan dalam berbagai format.

1.2 Jelaskan Berbagai Sistem Informasi dan Fitur Utama Mereka

Sistem informasi adalah kumpulan jaringan perangkat keras dan perangkat lunak, data dan prosedur yang digunakan oleh orang-orang dan organisasi untuk prosedur penyimpanan dan pengambilan informasi. Itu menjaga pengumpulan data, membuat data, memproses data, mendistribusikan data, dan mengambil data. Ini membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi.

Sistem informasi sebelumnya hanya memiliki tiga jenis.

• Transaction Processing System: Sistem ini bertanggung jawab untuk memproses transaksi bisnis sehari-hari. Jenis transaksi bervariasi dari organisasi ke organisasi. Ini membantu dalam memelihara, menambah, mengubah dan menghapus data. Beberapa contoh adalah pemesanan, penagihan, cek deposit, sistem penggajian, sistem reservasi, kontrol stok, dll. Sistem ini digunakan oleh staf garis depan.
• Sistem Informasi Manajemen: Sistem ini membantu melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Ini adalah sistem tingkat manajemen dan membantu kelancaran organisasi. Ini membantu menghasilkan laporan yang diperlukan untuk menjalankan dan memantau tingkat kinerja dan tingkat efisiensi, data untuk akuntansi dan transaksi lainnya. Beberapa contoh adalah sistem manajemen penjualan, penganggaran, personel, pengendalian inventaris, dll. Informasi ini harus sangat akurat dan relevan.
• Sistem Pendukung Keputusan: Sistem ini membantu membuat keputusan jangka panjang dan digunakan untuk membantu manajer. Sistem ini menggunakan sumber daya internal dan eksternal dan digunakan untuk menganalisis informasi yang ada dan memproyeksikan efeknya. Mereka membantu dengan laporan ringkasan, prakiraan, grafik, dll. Beberapa contohnya adalah sistem logistik, model lembar kerja, dll.

Baru-baru ini beberapa sistem informasi lain telah ditambahkan dan memang begitu

• Sistem Informasi Eksekutif: Sistem ini membantu arus informasi, pelaporan dan analisis data untuk organisasi. Ini digunakan oleh para eksekutif dan manajer senior untuk memprediksi masa depan perusahaan dan sistem ini menyajikan data dari sumber eksternal dan internal. Ini membantu dengan laporan ringkasan dan perkiraan.
• Gudang Data: Sistem ini membantu penyimpanan informasi secara elektronik dan juga membantu analisis, pengambilan, berbagi, dan mengelola data.
• Otomatisasi Kantor: Sistem ini adalah sistem informasi berbasis komputer dan membantu membuat, memodifikasi, dan mengumpulkan informasi dalam format digital. Ini dikembangkan untuk meningkatkan efisiensi pekerja kantor, asisten administrasi, manajer, profesional, sekretaris dan siapa pun yang menggunakan komputer untuk menyimpan dan mengambil informasi dan data.

1.3 Jelaskan Tujuan Persyaratan Hukum dan Organisasi untuk Keamanan dan Kerahasiaan Informasi

Setiap informasi yang disimpan dalam organisasi harus mengikuti prosedur keamanan dan kerahasiaan. Keamanan dan kerahasiaan informasi adalah proses di mana data dijauhkan dari akses, pengungkapan, perusakan, penggunaan atau modifikasi yang tidak sah. Ini berlaku untuk data fisik dan elektronik. Semua organisasi menyimpan sejumlah besar informasi rahasia tentang karyawan, pelanggan, status perusahaan, produk, survei, keuangan, dll. Jadi, saat menangani informasi ini, kehati-hatian harus dilakukan untuk mengikuti prosedur keamanan dan kerahasiaan, karena jika informasi masuk ke tangan yang salah itu dapat menyebabkan konsekuensi negatif yang serius. Ini juga akan mempengaruhi etika dan jalannya organisasi dan akan mengarah pada tindakan hukum yang diambil.

Juga saat menyampaikan informasi kepada organisasi atau individu lain, kerahasiaan dan prosedur perlindungan data harus diikuti. Informasi rahasia seperti tanggal lahir, detail kartu kredit dan debit, agama, etnis, status keuangan, dll., Dapat diberikan hanya kepada orang yang memiliki kewenangan atau yang telah disetujui oleh pemiliknya dan juga harus mematuhi undang-undang kerahasiaan dan peraturan.

Penting untuk memastikan bahwa data yang disimpan akurat dan terkini.

Domain Publik, melalui Pixabay

1.4 Jelaskan Tujuan Mengonfirmasi Informasi yang Akan Disimpan dan Diperoleh

Organisasi, bisnis dan perusahaan menyimpan sejumlah besar informasi, tetapi menyimpan informasi yang salah tidak ada gunanya. Jadi sebelum menyimpan informasi, seseorang harus berhati-hati pada tahap pengumpulan atau pengumpulan data. Kehati-hatian harus diberikan untuk memastikan bahwa data tersebut benar dan mutakhir. Ini juga berlaku untuk pengambilan data. Seperti yang telah dibahas sebelumnya, pengambilan data adalah untuk suatu tujuan dan tidak ada gunanya mengambil data yang sudah usang. Jadi sistem harus terus diperbarui setiap saat dengan memeriksa catatan yang sudah ketinggalan zaman secara berkala dalam rentang waktu tertentu.

Dengan demikian tujuan dari mengkonfirmasi informasi yang akan disimpan atau diambil adalah, untuk menghindari informasi yang tidak akurat, untuk menghindari informasi yang salah, untuk mencegah kesalahan, dan juga untuk menghindari biaya dan masalah yang tidak perlu yang mungkin timbul sebagai akibat dari informasi yang salah. Informasi yang salah dapat menyebabkan hasil yang serius. Misalnya, alamat pelanggan yang sudah kadaluwarsa, dapat menyebabkan komunikasi apa pun yang dikirim ke pelanggan berakhir di tangan orang yang salah atau berbahaya, yang dapat memiliki efek bencana pada perusahaan dan pelanggan.

1.5 Jelaskan Cara Memeriksa Akurasi Informasi

Informasi selalu perlu diperiksa keakuratannya, karena informasi yang tidak akurat dapat mengakibatkan hasil yang serius. Informasi dapat bersifat relatif terhadap apa pun yang berkaitan dengan organisasi. Ketika datang ke pelanggan, itu bisa alamat mereka, nomor telepon atau pembayaran terutang, ketika datang ke karyawan, itu bisa menjadi penilaian, gaji, lagi alamat dan nomor telepon mereka, dan untuk bisnis, itu bisa menjadi keuangan bisnis, keuntungan, detail karyawan dan pelanggan, dan berbagai informasi lainnya.

Peringatan dapat diatur pada informasi pelanggan dan karyawan untuk memastikan mereka dihubungi untuk menjaga sistem tetap diperbarui. Menggunakan perangkat lunak yang baik untuk tujuan database akan membantu menjaga informasi secara akurat. Audit eksternal dan internal adalah cara lain untuk selalu memperbarui informasi.

1.6 Jelaskan Tujuan Memeriksa Akurasi Informasi

Semua bisnis dan organisasi harus memeriksa untuk melihat apakah informasi yang mereka simpan akurat. Misalnya, uang yang masuk dan keluar harus dicatat dengan benar jika tidak maka akan terlihat seolah-olah perusahaan belum menghasilkan banyak keuntungan dan dapat mempengaruhi harga saham perusahaan, mempengaruhi karyawan karena perusahaan mungkin tidak dapat melakukannya. membayar karyawan dan harus mengurangi staf, pemberi pinjaman tidak akan setuju untuk meminjamkan uang, dll.

Informasi yang salah dapat menimbulkan efek negatif yang serius dan dapat mempengaruhi status dan nilai keuangan perusahaan. Akurasi informasi akan membantu para eksekutif merencanakan ke depan untuk masa depan dan tujuan awam. Mereka juga akan dapat merencanakan kekurangannya terlebih dahulu.

1.7 Jelaskan Tujuan Memberikan Informasi ke Format dan Jangka Waktu yang Disetujui

Informasi ketika diminta harus dalam format yang disepakati dan harus disajikan atau diberikan pada rentang waktu yang disepakati. Setiap organisasi akan memiliki format bisnis standar untuk semua dokumen yang mereka tangani. Juga ketika berurusan dengan perusahaan lain, akan ada format yang disepakati tentang informasi mana yang perlu disajikan. Jika informasi tidak diberikan dalam format yang disepakati, maka perlu diformat ulang, yang akan memakan waktu ekstra dan juga akan membawa reputasi buruk bagi organisasi.

Sangat mirip dengan ini, informasi jika tidak diberikan dalam format yang benar, dapat memerlukan waktu untuk diformat ulang sehingga mencegah bisnis mengikuti rentang waktu. Jika informasi tidak diberikan dalam rentang waktu yang disepakati dan tiba setelah tenggat waktu, tidak akan ada penggunaan informasi setelah itu karena waktu telah berlalu, atau tidak akan ada waktu untuk menafsirkan informasi jika diminta untuk melakukannya. Ini tidak akan membantu kelancaran organisasi. Jadi sebagai bagian dari kebijakan dan prosedur organisasi, informasi harus disediakan tepat waktu dalam format yang disepakati.

1.8 Jelaskan Jenis Informasi yang Dapat Dihapus

Perusahaan dapat terus mengumpulkan / mengumpulkan informasi saat bisnis berjalan. Misalnya, jika sebuah perusahaan memiliki catatan klien atau pelanggan, pelanggan baru akan datang setiap saat dan database akan memiliki lebih banyak informasi seiring pertumbuhan perusahaan dan pada akhirnya akan memiliki data lama yang tidak terpakai, data yang tidak relevan, keluar. data bertanggal dll., yang hanya akan menggunakan ruang penyimpanan yang tidak diinginkan. Setiap perusahaan akan memiliki kebijakan yang memberitahukan berapa lama data perlu disimpan di database mereka, atau berapa lama file fisik perlu disimpan di lemari kantor. Setelah waktu ini, informasi yang tidak diinginkan dapat dihapus, dan file fisik yang tidak diinginkan dapat dihancurkan mengikuti prosedur keamanan dan kerahasiaan. Penghapusan (file elektronik) dan penghancuran (file fisik) adalah proses yang digunakan untuk menghapus informasi.Harus ada tinjauan berkala terhadap informasi yang direkam dan sistem otomatis harus ada untuk menandai catatan untuk ditinjau dan kemudian dihapus jika perlu.

Ketika data dibagikan antara perusahaan atau organisasi mitra, kesepakatan harus dibuat tentang berapa lama data akan disimpan di database mereka dan kemudian dihapus setelah jangka waktu tersebut. Semua informasi yang kadaluwarsa dan tidak akurat harus dihapus dengan aman untuk menghindari kesalahan dan efek merugikan.

Jelaskan Masalah Yang Mungkin Terjadi Dengan Sistem Informasi dan Cara Mengatasinya, Jika Diperlukan

Sistem informasi adalah aset penting bagi suatu organisasi. Ada banyak masalah yang dapat menimbulkan masalah pada sistem informasi. Informasi elektronik dapat diserang oleh virus atau oleh peretas. Informasi file fisik dapat rusak karena kebakaran atau banjir. Kerahasiaan dapat dibobol oleh orang yang tidak memiliki kewenangan untuk mengakses informasi. Kurangnya komunikasi juga dapat menyebabkan penyalahgunaan atau penyimpanan informasi yang salah.

Virus komputer dapat menginfeksi program dan semua informasi di komputer atau jaringan. Untuk mencegah serangan virus dan dari peretas, perangkat lunak keamanan (antivirus) dan firewall yang tepat perlu digunakan dan sistem harus dipantau setiap saat. Berbagi informasi harus dihindari sebanyak mungkin melalui internet, dan jika diperlukan, email yang aman dan prosedur komunikasi perlu diikuti. Email dari sumber yang tidak dikenal, mencurigakan atau tidak dapat dipercaya harus dihapus. Lampiran email yang mencurigakan tidak boleh dibuka. Kehati-hatian harus diberikan saat mengunduh file dari internet, unduh hanya dari sumber yang dapat dipercaya. Selalu perbarui perangkat lunak antivirus agar dapat mengenali dan menangani virus baru.

Informasi juga harus dilindungi kata sandi sehingga orang yang salah / tidak berwenang tidak memiliki akses ke informasi ini. Jika data perlu disalin ke perangkat portabel eksternal, yang terbaik adalah mengenkripsi data. Berhati-hatilah untuk tidak berbagi informasi dengan orang yang tidak memiliki kewenangan untuk mengakses informasi. Itu selalu yang terbaik untuk memiliki cadangan semua data, jadi jika ada masalah dengan sistem, perusahaan akan memiliki cadangan untuk digunakan dan tidak kehilangan semua informasi berharga. Dalam kasus informasi fisik, yang terbaik adalah menyimpannya di lemari tahan api dan di tempat yang aman yang tidak terlalu rentan terhadap bencana alam.

Informasi harus dilindungi dari korupsi dan aksesnya harus dikontrol. Kehati-hatian harus diberikan untuk melindungi informasi dari pengambilan yang tidak sah dengan menerapkan prosedur pengambilan yang resmi.

Semoga Sukses Dengan Studi Anda

Artikel ini ditulis dengan gagasan umum yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengambilan informasi. Saat Anda menuliskan tugas Anda, pastikan untuk mempersiapkan jawaban yang relevan dengan bisnis atau organisasi tempat Anda bekerja. Artikel ini telah dikirimkan di sini untuk memberi Anda gambaran umum tentang apa yang diharapkan dari Anda pada dokumen Anda.

Selamat mencoba, dan semoga bermanfaat!

pertanyaan

Pertanyaan: Bagaimana informasi dicatat secara akurat dan disimpan dengan aman sesuai dengan persyaratan sistem?

Jawaban: Silakan merujuk ke bagian ini di artikel saya: 1.5 Jelaskan Cara Memeriksa Informasi untuk Akurasi.

Pertanyaan: Bagaimana cara menjelaskan bagaimana informasi dicatat secara akurat dan disimpan dengan aman, sesuai dengan persyaratan sistem?

Jawaban: Pertanyaan Anda telah dijawab pada poin 1.3 dan 1.6. Silahkan lihat di bawah ini:

"1.3 Jelaskan Tujuan Persyaratan Hukum dan Organisasi untuk Keamanan dan Kerahasiaan Informasi

Setiap informasi yang disimpan dalam organisasi harus mengikuti prosedur keamanan dan kerahasiaan. Keamanan dan kerahasiaan informasi adalah proses di mana data dijauhkan dari akses, pengungkapan, perusakan, penggunaan atau modifikasi yang tidak sah. Ini berlaku untuk data fisik dan elektronik. Semua organisasi menyimpan sejumlah besar informasi rahasia tentang karyawan, pelanggan, status perusahaan, produk, survei, keuangan, dll. Saat menangani informasi ini, kehati-hatian harus dilakukan untuk mengikuti prosedur keamanan dan kerahasiaan, karena jika informasi masuk ke dalam salah tangan, hal itu dapat menyebabkan konsekuensi negatif yang serius. Hal tersebut juga akan mempengaruhi etika dan jalannya organisasi dan akan berujung pada tindakan hukum.

Saat menyampaikan informasi ke organisasi atau individu lain, kerahasiaan dan prosedur perlindungan data harus diikuti. Informasi rahasia seperti tanggal lahir, rincian kartu kredit, dan debit, agama, etnis, status keuangan, dll., Dapat diteruskan hanya kepada orang yang memiliki kewenangan atau yang telah disetujui oleh pemiliknya, dan juga harus mengikuti hukum dan peraturan kerahasiaan. "

1.6 Jelaskan Tujuan Memeriksa Akurasi Informasi

Semua bisnis dan organisasi harus memeriksa untuk melihat apakah informasi yang mereka simpan akurat. Misalnya, uang yang masuk dan keluar harus dicatat dengan benar, jika tidak, akan terlihat seolah-olah perusahaan belum menghasilkan banyak keuntungan. Hal ini dapat mempengaruhi harga saham perusahaan dan karyawan karena perusahaan mungkin tidak dapat membayar karyawan dan harus mengurangi staf dan pemberi pinjaman tidak akan setuju untuk meminjamkan uang, dll.

Informasi yang salah dapat menimbulkan efek negatif yang serius dan dapat mempengaruhi status dan nilai keuangan perusahaan. Akurasi informasi akan membantu para eksekutif merencanakan ke depan untuk masa depan dan tujuan awam. Mereka juga akan dapat merencanakan kekurangannya terlebih dahulu. "

Pertanyaan: Mengapa perusahaan harus menghubungkan jadwal pengembangan sistem mereka dengan skala waktu dari informasi yang mereka butuhkan?

Jawaban: Tanpa jadwal pengembangan yang terkait dengan skala waktu, perusahaan tidak akan dapat membuat rencana atau memiliki gambaran bagaimana mereka akan menyelesaikan proyek tersebut. Tidak peduli apa ukuran atau ruang lingkup proyek, jadwal selalu menjadi bagian penting dari manajemen proyek. Ini memberi tahu perusahaan dan tim kapan setiap aktivitas harus dilakukan, apa yang telah diselesaikan, dan urutan hal-hal yang perlu diselesaikan. Dengan cara ini, visi perusahaan untuk proyek tersebut diubah menjadi rencana berbasis waktu.