Pertanyaan yang harus ditanyakan manajer proyek saat memulai proyek baru

Ada informasi kunci yang sangat penting untuk dikumpulkan dalam beberapa minggu pertama mengerjakan proyek baru yang akan mengatur nada dan mendorong sisa proyek. Elemen penting untuk disatukan meliputi:

Mengapa bisnis ini bergerak maju dengan proyek ini
Siapa orang yang ditunjuk untuk keseluruhan proyek
Apakah target tanggal jatuh tempo adalah garis keras di pasir
Apa kriteria keberhasilan proyek

Artikel ini memberikan gambaran umum tentang semua elemen kunci yang perlu Anda kumpulkan untuk membantu memastikan proyek Anda berjalan dengan benar.

Apakah Bisnis Memahami Proposisi Nilai?

Ini mungkin pertanyaan paling penting yang bisa Anda tanyakan. Keputusan tentang apakah pekerjaan yang diusulkan diubah menjadi proyek formal atau tidak harus sebagian besar didasarkan pada kasus bisnis, yang harus berisi proposisi nilai yang terkait dengan pekerjaan ini. Sebagai manajer proyek, jika Anda tidak dapat menemukan kasus bisnis, kerjakan melalui saluran yang tersedia untuk Anda dan lihat apakah Anda dapat menemukannya untuk melihat informasi ini. Jika tidak ada kasus bisnis, itu adalah pertanda bahwa bisnis tersebut mungkin sedang mempersiapkan untuk terlibat dalam pekerjaan yang belum dipikirkan dengan jelas, dan ada risiko bahwa bisnis tersebut mungkin menghabiskan banyak uang tetapi tidak mendapatkan imbalan apa pun.

Sebelum Anda melanjutkan proyek, tugas Anda adalah mengibarkan bendera merah kepada pihak-pihak yang diperlukan dan bekerja untuk membangun kasus bisnis dan proposisi nilai terkait jika belum ada. Anda ingin membuat semua orang mengerti tentang kasus itu sebelum melanjutkan proyek.

Namun, jika proyek tersebut didorong dari tingkat yang jauh lebih tinggi, Anda mungkin mendapat tekanan untuk tidak membuat kasus bisnis dan terus melanjutkan proyek. Ini adalah keputusan bisnis, dan selama Anda mendokumentasikannya bahwa Anda benar-benar mencoba membuat kasus bisnis, basis Anda harus tercakup jika proyek menjadi lubang uang dan C-suite mulai bertanya mengapa bisnis tersebut bahkan menjalankan proyek itu di tempat pertama.

Memiliki pemahaman yang jelas tentang proposisi nilai membantu memastikan bisnis tidak bergerak maju dengan proyek yang tidak akan menghasilkan nilai apa pun.

Keluar dari Blog Bee

Apakah Ada Sponsor Proyek Eksekutif?

Sangat penting untuk memastikan sebelum proyek dimulai bahwa Anda tahu dari siapa arahan tingkat tinggi untuk suatu proyek akan berasal. Jika Anda mengerjakan proyek yang melibatkan banyak orang senior, salah satu dari mereka dapat mulai bertindak seolah-olah sedang menjalankan acara padahal sebenarnya tidak demikian. Harus selalu ada sponsor eksekutif yang memberikan bimbingan dan kepemimpinan di tingkat yang lebih tinggi, dan dari sanalah perintah berbaris harus berasal. Orang ini akan menjadi kritis dalam menentukan apa persyaratan proyek pada akhirnya, dan juga akan menjadi seseorang yang dapat diandalkan oleh manajer proyek untuk menarik pemimpin senior lainnya kembali ke barisan dan mendobrak hambatan untuk membantu menjaga agar semuanya tetap berjalan.

Apakah Bisnis Telah Menjalankan Proyek Serupa?

Anda perlu bertanya-tanya dan melihat apakah bisnis tersebut telah menjalankan proyek yang mirip dengan proyek yang akan Anda kerjakan sebelumnya. Jika bisnis telah menjalankan proyek serupa, Anda mungkin dapat menggali semua dokumen dan artefak yang terkait dengan proyek itu, dan memanfaatkan informasi itu untuk proyek Anda. Misalnya, jika ada dokumen yang merefleksikan pelajaran yang didapat, Anda dapat bekerja untuk menghindari beberapa kesalahan yang mengganggu proyek tersebut. Selain itu, Anda dapat melihat beberapa risiko yang didokumentasikan oleh tim proyek selama proyek berlangsung dan melihat apakah itu merupakan ancaman yang sah bagi proyek Anda. Juga, Anda dapat melihat anggota tim proyek untuk melihat apakah ada orang yang masih bersama perusahaan yang dapat Anda jelajahi untuk menarik proyek Anda. Bahkan jika Anda tidak dapat menarik orang-orang itu ke dalam proyek Anda,Anda harus dapat menjangkau dan melakukan percakapan dengan mereka tentang proyek serupa yang mereka kerjakan.

Bagaimana Mendapatkan Persyaratan Proyek dari Stakeholder

Adakah Tanggal Proyek Harus Selesai?

Terkadang tenggat waktu yang diajukan untuk sebuah proyek di awal adalah tanggal lunak dan tidak ada dampak nyata jika tanggal tersebut meleset. Namun, jika tanggal target yang diajukan untuk proyek Anda adalah tanggal yang sulit — tanggal tidak fleksibel dan tidak ada ruang untuk selip — Anda perlu mengetahuinya. Mengetahui bahwa tanggal tidak fleksibel harus mendorong Anda untuk sepenuhnya menganalisis pekerjaan yang perlu dilakukan dan sangat realistis dan jujur dalam jadwal yang Anda buat. Selain itu, jika setelah membangun jadwal yang jujur Anda merasa ada risiko bahwa proyek mungkin tidak selesai pada tanggal tersebut, Anda dapat berbicara dengan pemilik bisnis di awal proyek, daripada lebih jauh, tentang pengurangan. ruang lingkup proyek.

Memiliki definisi yang jelas tentang kesuksesan memungkinkan lingkaran bisnis kembali setelah jangka waktu tertentu dan memvalidasinya adalah mendapatkan nilai yang diasumsikan ketika memutuskan untuk melanjutkan proyek.

Universitas Strayer

Apa Yang Akan Menentukan Keberhasilan Proyek?

Definisi kesuksesan proyek adalah hal lain yang harus dimiliki dalam proyek baru. Informasi ini adalah sesuatu yang harus dapat Anda peroleh setelah melihat proposisi nilai dalam kasus bisnis. Misalnya, jika Anda bekerja sebagai manajer proyek untuk perusahaan kabel dan proposisi nilai yang terkait dengan proyek ini adalah bahwa Anda akan melihat peningkatan 10% dalam pelanggan selama setahun, maka Anda harus mempertimbangkan mendefinisikan kesuksesan sebagai melihat peningkatan 10% pelanggan satu tahun setelah proyek selesai. Ada baiknya memiliki setidaknya dua hingga tiga metrik yang dapat Anda gunakan untuk mengukur keberhasilan proyek.

Keterampilan Apa yang Akan Dibutuhkan dalam Tim Proyek?

Tidak ada kata terlalu dini untuk mulai memikirkan siapa yang ingin Anda masukkan ke dalam tim proyek. Sumber daya sangat terbatas di beberapa tempat, dan semua orang menginginkan orang terbaik di tim mereka. Akibatnya, penting untuk mulai membangun daftar keahlian yang ingin Anda lihat di anggota tim Anda sehingga Anda dapat mulai mengidentifikasi orang yang ingin Anda tarik ke dalam proyek, memeriksa ketersediaan mereka, dan berpotensi mengajukan klaim kepada mereka. selama durasi saat Anda merasa membutuhkannya dalam proyek Anda.