Jenis disiplin karyawan yang tepat

Ada banyak pendekatan untuk mengubah perilaku karyawan. Pelajari lebih lanjut tentang disiplin progresif dan mengapa itu berhasil.

Jack Moreh, CC-BY

Ketahui Hak Anda sebagai Karyawan

Seringkali sulit untuk berbicara tentang disiplin di era politik yang benar dan mengutuk perlakuan yang dianggap merugikan. Namun semua organisasi dan institusi harus menetapkan aturan dan regulasi yang melindungi hak dan kebebasan orang lain dan memastikan kinerja yang efisien di setiap tingkat organisasi. Menetapkan batasan kebebasan pribadi adalah resep untuk kekacauan dan kegagalan bagi perusahaan dan individu yang dipekerjakan olehnya.

Ada kecenderungan untuk melihat perusahaan yang inovatif seperti Google, Facebook, dan raksasa Silicon Valley lainnya dan melihat apa yang tampak seperti lingkungan di mana setiap orang bebas untuk melakukan apa yang mereka inginkan, selama mereka mendapatkan hasil. Jenis budaya ini terbukti kondusif untuk berpikir kreatif. Namun, pandangan sepintas sering menipu dan ini berlaku untuk organisasi mana pun.

Aturan harus menjadi bagian dari kebijakan setiap perusahaan karena tanpa aturan organisasi dapat berjalan sesat. Tuduhan kerap menumpuk pada generasi baru yang cenderung lebih egois dan tidak disiplin di lingkungan kerja. Ini mungkin benar, tetapi ini juga masalah bagaimana disiplin dipraktikkan. Jika diterapkan sebagai kekuatan positif untuk memberikan umpan balik, maka itu akan berfungsi sebagai pendorong pertumbuhan dan motivasi yang sesuai. Inilah yang seharusnya menjadi disiplin perusahaan yang progresif.

Definisi Disiplin Progresif

Ini adalah proses yang menghalangi perilaku kontraproduktif dan meningkatkan kemampuan manajer untuk secara efektif dan konsisten menangani akibatnya. Jenis perilaku ini serius karena dapat mengakibatkan semangat kerja yang rendah dan produktivitas yang berkurang. Mereka yang mempraktikkannya dapat dengan serius menginfeksi karyawan lain. Biayanya bisa sangat signifikan, dengan dampak langsung pada keuntungan.

Sayangnya, hanya sedikit perusahaan yang berusaha memahami dampak finansial dari perilaku tidak disiplin. Untuk mencapai dan memelihara hubungan karyawan yang baik secara konsisten, semua karyawan harus memahami sifat dari proses disipliner. Mereka harus menyadari bahwa jika diterapkan dengan benar maka akan sangat bermanfaat bagi semua.

Delapan Penghambat Disiplin

Keengganan untuk mendisiplinkan dapat dikaitkan dengan delapan faktor umum yang berlaku di hampir semua perusahaan dan institusi. Anda dapat menggunakan daftar ini untuk melakukan evaluasi diri atau mengevaluasi orang lain dalam skala 1–5.

1. Tidak Pernah Menerima Pelatihan yang Benar: Beberapa supervisor tidak pernah ditunjukkan bagaimana menjalankan disiplin secara efektif (secara progresif) dan, oleh karena itu, kurang percaya diri untuk menangani individu bermasalah.
2. Kurangnya Dukungan Manajemen: Jika pengalaman sejarah menunjukkan bahwa manajemen puncak tidak mendukung, atau lunak pada disiplin, maka itu akan diterapkan dengan cara yang sembarangan. Menyiapkan kebijakan dan aturan disiplin progresif harus menjadi prioritas.
3. Takut akan Pembalasan: Mungkin ada kasus reaksi keras terhadap supervisor di masa lalu. Terserah manajemen untuk menyediakan dan mempromosikan lingkungan di mana setiap orang merasa aman dan terlindungi. Seharusnya tidak ada ruang untuk intimidasi semacam ini.
4. Kurangnya Konsistensi: Mereka cenderung bertanya pada diri sendiri mengapa mereka harus mengambil tindakan ketika orang lain tampaknya tidak peduli atau terintimidasi.
5. Tidak Ada Waktu: Melakukan forensik pada bukti, mewawancarai pihak-pihak yang terlibat membutuhkan terlalu banyak waktu dan tenaga. Ini dapat dijawab dengan merinci biaya perilaku kontraproduktif.
6. Rasa Bersalah yang Tercermin: Mungkin ada perasaan bersalah tentang mendisiplinkan orang lain jika atasannya berperilaku sama di masa lalu. Harus ada pengakuan bahwa peran mereka berubah ketika mereka diberi tanggung jawab untuk orang lain.
7. Dampak pada Persahabatan: Tindakan disipliner dapat menyebabkan hilangnya persahabatan dan keterasingan dari anggota kelompok kerja. Supervisor harus mencari rasa hormat, bukan persahabatan, dengan konsisten dalam penerapan disiplin.
8. Takut akan Konflik: Beberapa orang akan menghindari menghadapi situasi yang sulit, terutama jika melibatkan konflik antarpribadi. Beberapa orang bingung antara disukai dengan dihormati.

Penyebab dan Akibat Perilaku Kontraproduktif

Manajemen yang baik menekankan pendekatan yang positif terhadap disiplin. Sayangnya, ketakutan akan hukuman masih menjadi pencegah yang paling banyak digunakan oleh banyak manajer. Di sisi lain, ketika karyawan memahami dan menerima aturan yang mereka anggap masuk akal dan adil, mereka menjadi mengatur diri sendiri dan mengurangi dampak negatif dari perilaku kontraproduktif. Disinilah disiplin menjadi kekuatan konstruktif dan positif yang memungkinkan orang untuk bekerja secara kooperatif. Dalam perusahaan di mana disiplin dianggap hanya dalam arti sempit dan hukuman sebagai reaksi, yang menghukum dan mengoreksi, menghasilkan moral yang buruk dan mempengaruhi produktivitas.

Ada sejumlah pola perilaku negatif yang sangat mengganggu dan merusak. Contohnya termasuk pembangkangan, pemalsuan catatan pekerjaan, perkelahian, pencurian, minuman keras, penggunaan obat-obatan, dan pelecehan seksual. Ini membutuhkan perhatian segera oleh manajemen dan respons yang kuat, yang mungkin termasuk penangguhan atau bahkan penghentian setelah selesainya proses. Ada perilaku lain yang kurang produktif tetapi merupakan hambatan signifikan untuk kinerja yang efisien:

Keterlambatan yang Gigih

Keterlambatan dan ketidakhadiran yang terus menerus oleh karyawan tertentu perlu diawasi secara ketat. Bahkan jika ada pembenaran dalam beberapa kasus, pelanggaran kronis harus ditangani melalui disiplin progresif. Ini adalah perilaku yang sangat menonjol yang dapat diperbaiki melalui umpan balik lisan dan tertulis. Ini sering menjadi penyebab hilangnya produktivitas yang cukup besar.

Kualitas Pekerjaan Buruk

Kurangnya disiplin dan pengabaian aturan seringkali menyebabkan kualitas yang buruk. Karyawan yang tidak disiplin cenderung kurang memperhatikan kualitas pekerjaan yang mereka hasilkan. Manajemen yang baik membutuhkan program pemantauan yang ketat yang dapat menyingkirkan jenis perilaku ceroboh ini. Kualitas di bawah standar dapat diketahui dari penolakan produk atau keluhan dari pelanggan. Yang terakhir ini lebih serius, karena dapat menyebabkan biaya tambahan dan hilangnya penjualan di masa depan secara permanen.

Kecerobohan Menyebabkan Kecelakaan

Penelitian menunjukkan adanya hubungan langsung antara kecelakaan dan pelanggaran yang disengaja terhadap standar keselamatan atau kecerobohan. Oleh karena itu, tepat untuk memasukkan kecelakaan ke dalam daftar kegiatan kontraproduktif.

Mencuri atau Menyumbang Kerugian Inventaris

Sementara beberapa penyusutan material dan produk dapat dikaitkan dengan keusangan dan pemborosan normal, pencurian oleh karyawan, kecerobohan, atau kesalahan pencatatan merupakan kontributor yang signifikan terhadap kerugian inventaris. Ini membutuhkan pemantauan dan penggunaan disiplin yang dikelola dengan hati-hati.

Sabotase, Pengabaian, dan Pelecehan

Mesin dan peralatan mengalami keausan dan membutuhkan perawatan dan perbaikan preventif. Tetapi mereka juga bisa menjadi sasaran sabotase, pengabaian, atau pelecehan karyawan. Perilaku kontraproduktif yang ekstrem ini bisa sangat merugikan, baik dalam biaya perbaikan maupun dalam penurunan tingkat produktivitas dan keselamatan.

Jelas ada lebih banyak faktor yang berkontribusi pada inefisiensi, tetapi perilaku kontraproduktif dapat menimbulkan biaya tinggi bagi perusahaan. Semua aktivitas negatif ini dapat dikendalikan atau dikurangi melalui disiplin yang tercerahkan. Tujuannya adalah untuk menciptakan lingkungan kerja yang mempertahankan semangat kerja yang tinggi dan mencapai tujuan perusahaan, dengan minimal perilaku kontraproduktif. Disiplin harus membuat karyawan mengetahui pekerjaannya dengan baik dan bekerja sama untuk melaksanakan tugas dan mencapai tujuan kelompok secara tepat waktu.

Cara Kerja Disiplin Progresif

Disiplin progresif didefinisikan sebagai prosedur yang memanfaatkan peningkatan peringatan disipliner dan tindakan yang menentang perilaku kontraproduktif — dari peringatan lisan dan tertulis hingga penangguhan dan penghentian. Jenis prosedur ini memenuhi pengujian arbitrator untuk proses yang semestinya dan penyebab yang adil dan telah berhasil menanggapi semua tantangan dalam proses arbitrase dan pengadilan. Tujuan dari disiplin progresif adalah untuk memperbaiki perilaku karyawan dan mengembalikan peran seseorang sebagai anggota kelompok kerja yang produktif. Ini juga bertindak sebagai pengingat bagi karyawan lain bahwa mereka akan dimintai pertanggungjawaban dengan cara yang sama.

Disiplin progresif dengan tegas didasarkan pada aturan yang masuk akal yang mencerminkan kebutuhan perusahaan untuk menjual produk atau jasanya secara efisien dan untuk melayani pelanggan secara efisien. Aturan harus didiskusikan dengan karyawan untuk memastikan bahwa setiap karyawan memahaminya. Aturan hanya berlaku di tempat kerja. Aturan tersebut tidak membatasi kehidupan karyawan di luar perusahaan, kecuali untuk hal-hal yang dapat mempengaruhi reputasi bisnis secara negatif. Harus ada konsistensi mutlak dalam penegakan aturan. Pelanggaran harus ditangani secara adil dan hukuman diberikan secara seragam.

Proses Enam Langkah untuk Analisis Masalah Disiplin

Dalam menganalisis masalah disiplin, perlu disadari bahwa tidak ada dua situasi yang persis sama. Manusia itu kompleks dan variabel situasionalnya banyak. Oleh karena itu, supervisor harus menyelidiki dengan cermat dan mempertimbangkan dengan cermat tujuh pertanyaan kunci untuk sampai pada tingkat tindakan disipliner yang akan diambil:

1. Apakah ini pelanggaran besar seperti penyalahgunaan narkoba, yang mungkin memerlukan penangguhan sementara dari angkatan kerja sementara penyelidikan yang tepat dilakukan?
2. Berapa rentang waktu antara pelanggaran saat ini dan lainnya yang disebabkan oleh karyawan yang sama?
3. Apakah insiden tersebut merupakan salah satu pola atau perilaku yang berulang?
4. Apa prioritas yang ditetapkan perusahaan dalam menangani situasi serupa?
5. Apakah catatan kerja para karyawan adalah pekerja yang andal dan kooperatif?
6. Adakah faktor luar biasa dan pelengkap yang berkontribusi pada situasi tersebut?
7. Apakah ada aturan yang ditetapkan dengan jelas yang mengatur perilaku karyawan dan dikomunikasikan kepada karyawan, sebaiknya secara tertulis; dan dapatkah semua karyawan diharapkan secara wajar untuk mengenal mereka?

Hanya Penerapan Disiplin

• Peringatan yang memadai tentang konsekuensi dari perilaku tertentu yang tidak dapat diterima.
• Penyelesaian investigasi menyeluruh sebelum menjalankan disiplin. Investigasi tersebut harus menyertakan pernyataan tertulis dari karyawan yang terlibat dan dari semua pihak lain, yang mungkin telah menyaksikan kejadian tersebut.
• Investigasi harus adil dan objektif.
• Tidak diperlukan bukti yang meyakinkan atau tidak diragukan lagi, kecuali jika dugaan pelanggaran bersifat kriminal atau serius yang dapat merusak reputasi karyawan dan sangat mengganggu kesempatan mereka untuk mendapatkan pekerjaan di masa depan.
• Aturan, perintah, dan hukuman harus diterapkan secara adil dan tanpa diskriminasi. Jika penegakan hukum telah lemah di masa lalu, manajemen mungkin tidak tiba-tiba membalikkan dirinya dan mulai melakukan tindakan keras tanpa terlebih dahulu memperingatkan karyawan tentang maksudnya.
• Hukuman harus cukup terkait dengan keseriusan pelanggaran dan catatan masa lalu karyawan. Dapat dibenarkan bahwa catatan pekerjaan historis yang baik harus mendapat tanggapan yang lebih ringan.
• Semua karyawan harus dinilai dengan standar yang sama dan aturan harus berlaku sama untuk semua. Aturan harus dijabarkan dengan jelas di Buku Pegangan Karyawan .
• Semua karyawan harus dilindungi dari disiplin yang tidak adil dan diizinkan untuk menentang tindakan perusahaan apa pun yang mengancam mencabut hak-hak dasar mereka.