Daftar Isi:
- Apakah Menit Itu?
- Bagaimana Saya Mempersiapkan Pertemuan
- Apa yang Saya Lakukan Selama Pertemuan
- Meninjau dan Mendistribusikan Risalah
- Harap Gunakan Ini sebagai Referensi Saja
Mengambil menit.
Apakah Menit Itu?
Notulen adalah catatan singkat yang saya buat selama rapat atau diskusi. Saya merekamnya agar kami tidak melewatkan apa pun yang didiskusikan atau disepakati dalam rapat. Risalah secara resmi disetujui oleh ketua dan disimpan sebagai catatan milik organisasi. Mereka dapat membantu penyelidikan apa pun yang terjadi di masa mendatang. Mereka juga memberikan catatan tentang keputusan apa yang dibuat pada pertemuan tersebut dan siapa yang akan menindaklanjutinya.
Risalah selalu pendek dan sederhana, ditulis dalam bahasa yang sederhana, karena harus diedarkan atau diakses oleh orang-orang dengan tingkat standar yang berbeda dalam bahasa itu, dalam kasus saya bahasa Inggris. Siapa pun yang tidak dapat menghadiri rapat dan yang perlu mengetahui apa yang terjadi dalam rapat akan mendapatkan keuntungan dari notulen tertulis.
Bagaimana Saya Mempersiapkan Pertemuan
Saya mengatur dan mempersiapkan rapat dengan mengumpulkan informasi untuk agenda, menyetujui hal-hal yang akan dimasukkan ke dalam agenda dengan ketua, mengedarkan agenda dengan kertas pendukung, memesan ruang rapat, memberi tahu mereka yang terkait tentang tanggal, waktu, tempat dan tujuan dan dengan mengatur minuman. Saya juga memiliki detail tentang pengunjung dan permintaan maaf yang diperlukan untuk pertemuan tersebut.
Saya memiliki agenda di tangan dan semua notes dan pena yang diperlukan siap untuk notulen. Saya mendengarkan baik-baik diskusi tersebut, dan saya menuliskan poin-poin penting.
Apa yang Saya Lakukan Selama Pertemuan
Saya terus berkomunikasi dengan ketua saya saat rapat berlangsung, memastikan bahwa agenda diikuti sebagaimana dibahas dan disetujui. Jarang, karena beberapa keadaan yang tidak dapat dihindari, agenda harus diubah atau diikuti tidak berurutan, tetapi para peserta akan diberi tahu tentang perubahan tersebut dan alasannya untuk menghindari kebingungan. Saya juga memastikan bahwa ketua merangkum poin-poin penting, dan setiap keputusan yang diambil disetujui oleh para hadirin, dengan mempertimbangkan setiap konflik ide. Saya juga memastikan bahwa tindakan diambil untuk setiap item dalam agenda.
Saya berkonsentrasi untuk menuliskan apa yang telah diputuskan dan siapa yang akan melakukannya. Saya memberi setiap item judul terpisah dan mencoba menulis catatan kasar saya segera setelah pertemuan. Saya memastikan bahwa risalahnya akurat, metodis, benar secara tata bahasa dan ringkas, dan ditulis dalam bahasa yang sederhana dan mudah dipahami. Saya memastikan mereka konsisten dalam bentuk dan isinya dan berkonsentrasi pada keputusan yang diambil. Risalah juga ditulis dalam format yang disepakati sesuai dengan mata acara, dengan judul yang rapi jika diperlukan.
Meninjau dan Mendistribusikan Risalah
Setelah menulis notulen, saya meluangkan waktu untuk meninjaunya dan menjalankannya di kursi untuk persetujuan dan untuk setiap perubahan yang diperlukan sebelum saya menyebarkannya kepada anggota yang diperlukan. Risalah didistribusikan sebagai dokumen yang dilindungi melalui email ke anggota staf yang diperlukan. Saya memastikan bahwa tindakan apa pun yang memerlukan tindak lanjut ditangani dalam kerangka waktu yang diperlukan.
Menit disimpan di hard drive untuk referensi di masa mendatang. Mereka berfungsi sebagai catatan untuk siapa pun yang akan mengambil alih posisi apa pun di masa depan, untuk tujuan referensi.
Harap Gunakan Ini sebagai Referensi Saja
Dengan hormat, jangan menyalin apa pun yang dikirimkan di sini dan menampilkannya di file Anda. Ini telah diterbitkan di sini, murni untuk membantu Anda mendapatkan pemahaman gagasan tentang apa yang mereka harapkan untuk Anda tulis dan bagaimana Anda harus menulis. Ketika Anda menyiapkan file Anda sendiri, Anda harus berhubungan dengan area kerja dan organisasi Anda sendiri dan mematuhinya. Terima kasih atas kerja sama anda.