Daftar Isi:
- Apa itu SAP Order-to-Cash?
- Proses Pesanan-ke-Tunai SAP
- Alur Proses SAP OTC
- Penjualan & Distribusi SAP OTC
- Proses Bisnis Terkait Dengan SAP
- Konfigurasi Order-to-Cash
- Manajemen dan Proses OTC
Apa itu SAP Order-to-Cash?
Order-to-Cash adalah titik integrasi antara Keuangan (FI) dan Penjualan (SD). Ini juga dikenal sebagai OTC atau O2C dalam bentuk singkat. Ini adalah proses bisnis yang melibatkan pesanan penjualan dari pelanggan hingga pengiriman dan faktur. Ini terdiri dari SO, Delivery, Post Goods Issue (PGI) dan penagihan ke pelanggan. Proses OTC adalah proses yang sangat penting dalam perangkat lunak Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (Software ERP). Perangkat lunak ERP utama SAP dan Oracle menyertakan proses ini.
Konfigurasinya menyentuh modul Finance dan Sales & Distribution. Ini adalah proses ujung ke ujung dari Permintaan pelanggan hingga pengiriman barang, penagihan dan pembayaran uang. Prosesnya dimulai ketika pelanggan menanyakan barang inventaris (barang jadi untuk perusahaan). Pelanggan mendapatkan penawaran untuk barang tersebut dan memesan untuk jumlah yang dibutuhkan. Seorang pengguna dari perusahaan menempatkan pesanan dan meneruskannya untuk diproses. Inventaris diambil dari gudang dan dikirim ke pelanggan. Proses penagihan juga dimulai dengan pengiriman dan dapat dikirim dengan barang atau nanti. Ini adalah skenario OTC keseluruhan secara umum.
Proses ini memberikan integrasi antara master record pelanggan, organisasi penjualan, kantor penjualan, saluran distribusi, divisi dan pabrik.
Di sini, di artikel ini, kita akan membahas langkah-langkahnya secara detail.
Proses Pesanan-ke-Tunai SAP
Alur Proses SAP OTC
SAP OTC adalah proses yang melibatkan pembuatan pesanan penjualan pelanggan dan memenuhi kebutuhan pelanggan melalui pengiriman.
Prasyaratnya adalah data master pelanggan sudah disiapkan, area penjualan (organisasi penjualan, divisi dan saluran distribusi) sudah disiapkan.
Secara umum langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
- Pertanyaan Pelanggan
- Kutipan untuk pertanyaan pelanggan
- Pembuatan Pesanan Penjualan
- Masalah Pasca Barang (PGI)
- Pengiriman
- Penagihan- Tagihan dikirim ke pelanggan
- Tanda terima uang- Pembayaran Pelanggan
Dua langkah pertama yaitu penyelidikan dan kutipan mungkin atau mungkin tidak terjadi. Pelanggan baru mungkin bertanya dan meminta penawaran tetapi pelanggan lama mungkin tidak bertanya. Apalagi jika sudah ada kontrak perjanjian jual produk dengan harga tertentu maka pelanggan akan langsung memesan tanpa kuotasi.
Sekarang, mari kita lihat apa dampaknya pada entri akuntansi untuk langkah-langkah siklus ini. Setiap langkah memiliki konfigurasi yang berbeda, langkah-langkah ini digunakan dalam alur kerja bisnis. Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, proses ini melibatkan banyak tingkat organisasi yang berbeda. Tingkat organisasi terpenting dalam proses ini adalah kode Perusahaan, organisasi penjualan, saluran distribusi, divisi, dan pabrik.
Penjualan & Distribusi SAP OTC
| Langkah Proses OTC | Kode transaksi | Entri Akuntansi |
|---|---|---|
|
Penyelidikan |
VA11 |
Tidak |
|
Kutipan |
VA21 |
Tidak |
|
Order penjualan |
VA01 |
Tidak |
|
Post Goods Issue (PGI) |
VL01n |
Iya |
|
Pengiriman |
VL01n |
Iya |
|
Penagihan |
VF01 |
Iya |
|
Tanda Terima Uang |
FB50 |
Iya |
Proses Bisnis Terkait Dengan SAP
Konfigurasi Order-to-Cash
Ini adalah integrasi yang diimpor dalam lanskap SAP. Berikut langkah-langkah konfigurasi secara detail. Konfigurasinya terjadi pada kode transaksi OBYC.
- Pertanyaan: Seorang pelanggan menanyakan tentang harga produk dan layanan. Ini adalah titik awal dari proses OTC. Proses ini tidak berpengaruh pada akun buku besar dan tidak memiliki entri akuntansi. Setelah pelanggan membuat pertanyaan, nomor pertanyaan dibuat. Permintaan dibuat dengan kode transaksi VA11.
- Quotation: Quotation adalah penawaran harga yang diberikan kepada pelanggan. Kutipan mengikuti langkah-langkah penyelidikan. Kutipan dapat dibuat melalui pertanyaan atau tanpa nomor referensi pertanyaan. Kutipan dibuat oleh kode transaksi VA21.
- Penjualan: Menurut beberapa ahli SAP, Pesanan penjualan sebenarnya adalah langkah pertama dari proses OTC. Setelah pertanyaan dan kutipan, setelah dibuat. Order penjualan dapat dibuat dengan referensi kutipan atau tanpa referensi. Itu tidak membuat entri buku akuntansi apa pun dan tidak membuat perubahan apa pun dalam akun Buku Besar. Itu hanya komitmen untuk mengirimkan barang ke pelanggan. SO dapat dibuat dengan kode transaksi VA01.
- Masalah Pasca Barang: Masalah pos barang adalah langkah-langkah di mana barang diambil oleh gudang, dikemas dan dikirim ke alamat pengiriman yang diberikan pelanggan sesuai pesanan penjualan. Kami memiliki entri akuntansi karena inventaris sedang dikreditkan terhadap harga pokok penjualan (COGS) yang didebit. Akun buku besar yang terkait dengan harga pokok penjualan dan persediaan dipengaruhi masing-masing.
- Pengiriman: Pengiriman mengikuti post goods issue (PGI). Delivery adalah pemenuhan barang yang sebenarnya sampai ke alamat pengiriman pelanggan. Pada tahap pengiriman, kami memiliki entri akuntansi dalam pembukuan. Pada tahap ini, kami mendebit akun pendapatan dan mengkredit akun pelanggan. Kode transaksi untuk pengiriman adalah VL01n.
- Billing: Pada tahap billing, kami mengirimkan tagihan ke customer atas barang yang dikirimkan. Kami memiliki entri akuntansi pada tahap ini di mana kami mendebit akun kas pelanggan dan kredit. Kode transaksi untuk penagihan di SAP adalah VF01.
- Apa itu Sistem Perangkat Lunak SAP?
Inilah semua yang perlu Anda ketahui tentang SAP. Anda akan mendapatkan jawaban apa itu SAP? Bagaimana perangkat lunak SAP bekerja? Mengapa SAP adalah salah satu sistem ERP teratas? Anda juga mengetahui tentang modul SAP yang berbeda.
- Metodologi ASAP — Tahapan Implementasi SAP
Metodologi ASAP adalah Metodologi Implementasi SAP yang mencakup 6 tahapan. Metodologi ASAP adalah Software Development Lifestyle (SDLC).
Manajemen dan Proses OTC
Manajemen pesanan adalah bagian penting dari integrasi Keuangan dan Penjualan SAP. Proses ini juga dikenal sebagai SAP OM singkatnya. Ini adalah proses administrasi. Ini mengotomatiskan pemrosesan pesanan dan integrasi data yang mulus di antara modul yang berbeda. OM mencakup database master pelanggan, pengembalian dan pengembalian uang pelanggan, informasi penagihan, informasi pengiriman, syarat pembayaran, ketentuan pembayaran dan informasi lain yang terkait dengan proses OTC.
OM bersama dengan proses OTC menyediakan siklus penjualan yang lebih baik dan penanganan barang yang mudah serta pemrosesan pesanan yang efisien. Ini adalah proses penting dalam industri ritel, perawatan kesehatan, telekomunikasi, dan berorientasi pelanggan.