Sistem tujuh langkah untuk peningkatan kinerja karyawan

Manajer mencapai tujuan kinerja melalui pembinaan, motivasi, dan pengembangan karyawan secara efektif. Alat yang mudah digunakan dapat membantu manajer mencapai tujuan kinerja jangka pendek dan panjang.

Beberapa manajer merasa sulit untuk membantu karyawan menentukan akar penyebab masalah spesifik yang memengaruhi kinerja mereka. Karyawan seringkali mengeluh dikritik karena terjadinya masalah yang berada di luar kendali mereka. Sistem tujuh langkah ini dirancang untuk membantu manajer menentukan penyebab utama dari masalah terkait kinerja dan cara menemukan solusi yang tepat.

Sistem mengisolasi tujuh faktor yang diperlukan untuk kinerja yang efektif:

• Motivasi
• Kemampuan
• Persepsi peran
• Dukungan organisasi
• Kesesuaian lingkungan
• Evaluasi
• Keabsahan

Dengan menyusun faktor-faktor ini menjadi akronim yang mudah diingat , manajer yang menggunakan sistem ini akan mewujudkan kinerja karyawan yang meningkat:

R: Pengetahuan dan keterampilan nyata untuk melakukan pekerjaan itu

E: Dididik tentang deskripsi pekerjaan yang jelas

J: Minat aktif pada karyawan oleh perusahaan

L: Suka melakukan pekerjaan itu.

I: Investasikan waktu dan energi dalam kinerja karyawan.

Z: Tidak ada masalah hukum dengan keputusan

E: lingkungan yang sesuai

Kesederhanaan sistem adalah salah satu aspeknya yang paling menarik. Ini bukanlah mode manajerial baru yang diisi dengan jargon teknis yang kompleks. Mudah diingat atau diterapkan:

Pengetahuan Nyata

Pengetahuan dan keterampilan nyata untuk melakukan pekerjaan itu. Ini mengacu pada pengetahuan dan keterampilan karyawan, yang akan memungkinkan mereka menyelesaikan tugas dan tanggung jawab yang diperlukan dengan sukses. Tidak ada yang benar-benar kompeten, atau mampu melakukan semuanya dengan sama baiknya. Komponen kunci dari kemampuan meliputi:

• Pendidikan yang relevan dengan tugas dan tanggung jawab (pelatihan formal dan informal karyawan yang membantu mereka menyelesaikan dengan sukses).
• Pengalaman yang relevan dengan tugas yang ada (pengalaman kerja sebelumnya yang membantu dalam penyelesaian tugas).
• Bakat yang relevan (keterampilan dan sifat karyawan yang akan memperkuat kemungkinan berhasil menyelesaikan tugas).

Dalam analisis kinerja karyawan, manajer harus bertanya secara sederhana, "Apakah karyawan ini memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk bekerja secara efisien?" Jika ada masalah di bidang ini, beberapa solusi khusus mungkin termasuk pelatihan tugas khusus, pembinaan, kursus formal, atau penugasan kembali tugas atau tanggung jawab.

Dididik tentang Job Description

E ducated pada deskripsi yang jelas tentang pekerjaan. Ini berkaitan dengan pemahaman dan penerimaan karyawan tentang apa yang harus dilakukan, kapan harus melakukannya, dan bagaimana melakukannya. Untuk memastikan bahwa karyawan tersebut memiliki pemahaman yang menyeluruh tentang pekerjaannya, mereka harus memahami dengan jelas:

• Pengukuran kinerja untuk pekerjaan mereka.
• Bagaimana kinerja yang optimal dapat dicapai.
• Prioritas tujuan dan sasaran kinerja.

Ketika ada kesalahpahaman tentang tugas atau pekerjaan itu akan mengakibatkan pelaksanaan yang buruk. Manajer harus memastikan bahwa semua tujuan ditulis dengan akurat. Karyawan harus didorong untuk mengajukan pertanyaan untuk mengklarifikasi ketidaktahuan apa pun.

Minat Aktif

Sebuah bunga ctive di karyawan oleh perusahaan. Juga disebut dukungan organisasi, ini mengacu pada bantuan atau dukungan organisasi yang dibutuhkan karyawan untuk penyelesaian pekerjaan mereka secara efektif. Beberapa komponen pendukung organisasi meliputi:

• Anggaran yang memadai.
• Alat untuk menyelesaikan tugas, dan fasilitas yang sesuai untuk tugas tersebut.
• Dukungan yang diperlukan dari departemen lain.
• Ketersediaan persediaan dan bahan.
• Alokasi sumber daya manusia yang memadai untuk menyelesaikan pekerjaan.

Suka pekerjaan itu

"L ikes to do the job" adalah hasil ketika karyawan termotivasi untuk menyelesaikan semua tugasnya dengan cara yang sukses. Manajer harus ingat bahwa tidak semua orang memiliki inspirasi yang sama. Secara umum, karyawan cenderung lebih termotivasi jika mereka menerima semacam pengakuan.

Masalah di area ini pertama-tama harus dievaluasi dengan mempertimbangkan penggunaan reward yang tepat. Karyawan harus memahami bahwa kinerja berhubungan langsung dengan gaji, promosi, pengakuan, dan jaminan kerja. Karyawan memiliki kecenderungan alami untuk bekerja secara optimal saat diberi penghargaan dan berkinerja buruk saat tidak diberi penghargaan. Namun, imbalan tidak harus berupa uang agar efektif. Dalam beberapa kasus, umpan balik yang tepat, seperti tepukan di punggung, sudah cukup. Penguatan positif dari kinerja yang sukses ini harus menjadi bagian integral dari sistem insentif secara keseluruhan.

Investasi Waktu

Saya menginvestasikan waktu dan energi untuk kinerja karyawan. Ini termasuk proses pembinaan dan umpan balik kinerja formal dan informal. Coaching terdiri dari memberi tahu karyawan seberapa baik kinerja mereka dalam pekerjaan mereka. Manajer tidak dapat mengharapkan karyawan untuk meningkatkan kinerja pekerjaan ketika mereka tidak menyadari masalah tersebut. Melalui umpan balik yang berkelanjutan, seharusnya tidak ada kejutan dalam review kinerja tahunan.

Jika ada masalah evaluasi, kemungkinan hal itu disebabkan oleh kurangnya umpan balik dari hari ke hari. Ini harus positif ( menangkap seseorang melakukan sesuatu yang benar ) dan negatif untuk kinerja yang buruk. Banyak manajer fokus pada yang buruk dan menganggap kinerja positif begitu saja. Pengakuan langsung untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik dapat berfungsi sebagai bagian penting dari proses pembinaan. Ini meningkatkan motivasi, memperkuat loyalitas perusahaan, dan dicapai dengan biaya yang sangat kecil.

Nol Masalah Hukum

" Masalah hukum Z ero dengan keputusan" adalah hasil dari etika dan legalitas keputusan terkait karyawan. Manajer harus mengetahui undang-undang ketenagakerjaan, keputusan pengadilan, dan kebijakan perusahaan untuk memastikan bahwa keputusan mereka tidak akan diganggu gugat. Semua keputusan karyawan harus dikaitkan hanya dengan kriteria berorientasi kinerja. Semua bias lainnya harus dihilangkan. Rekomendasi untuk promosi, penangguhan, atau pemberhentian harus sepenuhnya didokumentasikan dan dibatasi pada masalah kinerja.

Faktor lingkungan

E faktor nvironmental adalah influencer kinerja eksternal. Elemen kunci dari komponen ini termasuk persaingan, kondisi pasar yang berubah, peraturan pemerintah, dan gangguan rantai pasokan. Dalam menganalisis kinerja, manajer tidak boleh menyalahkan karyawan atas masalah kinerja yang disebabkan oleh faktor eksternal yang tidak dapat mereka kendalikan. Namun, karyawan harus diharapkan untuk memberikan hasil terbaik yang wajar dalam kondisi eksternal yang merugikan. Penting untuk menentukan apa yang masuk akal dalam keadaan ini.

Kesimpulannya, sistem tujuh langkah ini dapat digunakan untuk menganalisis hampir semua celah dalam kinerja. Manajer dapat melihat situasi dan menentukan mana dari tujuh faktor yang bertanggung jawab atas masalah kinerja tertentu. Terkadang ada beberapa faktor yang berperan.