Enam rahasia untuk pertemuan yang lebih produktif

Rapat yang Saya Hadiri

Setiap Orang Ingin Memiliki Pertemuan yang Lebih Baik

Oke, kita semua pernah ke sana… kita hanya duduk dalam rapat untuk waktu yang tampaknya sangat lama dan itu tampak seperti pemborosan yang sangat besar. Semua orang banyak berbicara, beberapa di antaranya benar-benar di luar topik dan tidak terbukti apa yang sebenarnya dicapai. Kedengarannya tidak asing?

Untungnya ada cara untuk menjalankan rapat yang membuat mereka lebih produktif. Rapat produktif selalu memiliki tujuan, efektif dalam cara pelaksanaannya dan dijadwalkan untuk jangka waktu yang tepat.

Enam tip berikut dapat membantu mengubah pertemuan Anda berikutnya:

Rapat yang bagus tidak berjalan sendiri.
Perencanaan dimulai dengan tujuan akhir.
Selalu ada agenda formal.
Aturan dasar secara eksplisit diungkapkan dan disepakati.
Ada penugasan peran kunci untuk menjaga agar rapat tetap berjalan.
Ada rencana aksi untuk ditindaklanjuti.

Mari luangkan waktu bersama untuk menjelajahinya secara lebih mendalam.

1. Rapat Hebat Jangan Berjalan Sendiri

Seseorang perlu memimpin orkestra agar semua orang bisa bermain secara harmonis, mengawasi hadiahnya, memimpin dari depan… hmm, mengerti? Ketika semua orang dalam rapat fokus pada peran tunggal mereka, satu orang harus ditugaskan sebagai fasilitator untuk memperkecil tampilan untuk melihat gambaran besar saat diskusi berkembang dan memandu proses untuk terjadinya komunikasi yang efektif.

Fasilitasi yang baik membantu peserta untuk bergerak dengan lancar melalui rencana perjalanan dan mengatasi tantangan yang terjadi. Fasilitator harus menjadi komunikator yang baik dan dapat menjadi ketua rapat, salah satu peserta, atau orang luar yang tidak terlibat dalam diskusi rapat.

2. Perencanaan Dimulai Dengan Tujuan Akhir

Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut:

Apa yang ingin kami capai dengan mengadakan rapat? Apa hasil yang diinginkan?
Apakah rapat merupakan pilihan terbaik atau dapatkah beberapa atau semua tujuan dicapai dengan menggunakan email atau alat komunikasi lainnya?
Siapa yang perlu hadir? Bagaimana kita mengidentifikasi peserta yang tepat dan jumlah peserta yang tepat?
Tingkat persiapan apa yang diperlukan untuk mencapai hasil akhir terbaik?
Proses apa yang perlu kita masukkan ke dalam rapat? Misalnya, apakah kita perlu mempertimbangkan untuk menyertakan sesi brainstorming untuk menghasilkan ide-ide baru, atau presentasi individu disampaikan untuk kolaborasi yang lebih terinformasi?

Dengan memulai dengan hasil yang perlu dicapai, Anda dapat mengidentifikasi peserta dengan lebih baik dan memproses jumlah waktu dan pekerjaan awal yang mungkin diperlukan untuk pertemuan yang efektif.

3. Selalu Ada Agenda Formal

Rapat yang paling efektif memiliki agenda, yaitu daftar hal-hal yang perlu dibahas dalam rapat. Meskipun kita terbiasa dengan agenda yang hanya menyatakan item yang akan dibahas, cara yang lebih baik adalah memasukkan maksud (objektif) dan hasil yang diinginkan dari setiap item agenda sehingga semua peserta rapat berada pada halaman yang sama.

Ketika sebuah agenda dibuat dengan cara ini, akan menjadi lebih jelas ketika sebuah diskusi keluar jalur, selesai atau ketika mungkin sudah waktunya untuk melanjutkan. Sasaran formal akan memberi tahu para peserta cara terbaik untuk berkontribusi dan hasil memberikan ukuran keefektifan diskusi. Ini juga merupakan alat yang hebat bagi fasilitator atau ketua untuk mengarahkan pertemuan ke kesimpulan yang berhasil.

Contoh agenda yang menunjukkan jadwal, hasil dan tujuan

4. Aturan Dasar Secara Eksplisit Dinyatakan dan Disetujui

Menerapkan aturan dasar yang benar dapat menghasilkan pertemuan dengan lebih banyak fluiditas dan lebih sedikit gesekan. Biasanya ketika Anda mendengar istilah aturan dasar, Anda mungkin berpikir tentang "telepon di getar" atau "tepat waktu" atau "terapkan aturan emas" dll. Ini mungkin standar yang paling sering diterapkan tetapi aturan dasar untuk pertemuan yang bermanfaat juga harus difokuskan pada meningkatkan komunikasi untuk keterlibatan kelompok yang lebih besar.

Contoh aturan dasar yang baik yang memberikan contoh ini berasal dari Roger Schwarz (Schwarz, 2016). Dia membuat daftar delapan aturan untuk pertemuan yang efektif: "Sebutkan pandangan dan ajukan pertanyaan yang tulus; bagikan semua informasi yang relevan; gunakan contoh spesifik dan sepakati apa arti kata-kata penting; jelaskan alasan dan maksud; fokus pada minat, bukan posisi; uji asumsi dan kesimpulan; bersama-sama desain langkah selanjutnya; diskusikan masalah yang tidak bisa didiskusikan. "

Aturan-aturan ini dirancang untuk memandu perilaku diskusi individu dan kelompok untuk dialog yang lebih luas tetapi hanya merupakan contoh dari beberapa protokol yang dapat meningkatkan partisipasi positif. Membuat atau menyesuaikan seperangkat norma prosedural dan perilaku Anda sendiri dapat mengatur dan mengarahkan pertemuan ke arah hasil yang lebih kaya.

Pemahaman penuh tentang setiap aturan dasar di awal setiap pertemuan akan menjadi penting bagi peserta untuk menyetujui dan mencoba menyesuaikan dengan standar yang diinginkan.

5. Ada Penugasan Peran Kunci untuk Menjaga Pertemuan Tetap Sesuai Rencana

Pertemuan yang paling sukses memiliki beberapa peran penting yang mungkin ditugaskan kepada peserta sebagai peran ganda, atau orang eksternal. Peran yang diberikan akan bergantung pada lamanya pertemuan, jumlah peserta dan tujuan di balik pertemuan tersebut.

Pencatat waktu

Mintalah seorang relawan untuk memantau waktu berdasarkan agenda. Ini dapat dimasukkan ke dalam tanggung jawab ketua rapat atau fasilitator. Namun, jika rapat tersebut berlangsung lama atau diharapkan bersifat kompleks, sebaiknya mintalah sukarelawan terpisah.

Peran pencatat waktu adalah untuk mengingatkan peserta ketika waktunya hampir berakhir untuk suatu agenda tertentu sehingga kelompok dapat memutuskan waktu tambahan jika hasilnya belum tercapai, atau setuju untuk melanjutkan.

Pengambil Catatan Flipchart / Whiteboard

Saat seseorang memetakan kemajuan rapat di flipchart, kuda-kuda atau papan tulis, ini memberikan gambaran luas tentang kemajuan rapat.

Membuat diagram kontribusi dapat merangsang ide-ide baru atau menciptakan hubungan antara konsep-konsep yang mungkin tidak dibuat sebaliknya. Ini juga dapat mendorong orang-orang yang mungkin ragu-ragu untuk berbagi, terutama dalam kelompok peserta vokal dengan kecenderungan untuk menonjolkan diri mereka sendiri. Sebaliknya, itu juga bisa memoderasi orang-orang ini, terutama jika kecenderungan mereka berasal dari perasaan bahwa tidak ada yang mendengarkan atau menanggapi gagasan mereka dengan serius. Ide, setelah ditangkap, dapat direferensikan jika ada pengulangan.

Catatan flipchart harus dapat dibaca, dan secara akurat mencatat kontribusi utama. Mereka dapat diwakili atau disertai dengan simbol visual atau singkatan untuk kemudahan dan kesigapan. Pada akhir pertemuan, mereka dapat ditranskripsikan dan ditambahkan ke catatan formal, atau disimpan dan digunakan sebagai referensi dalam pertemuan berikutnya.

Catatan Rapat / Pencatat Menit

Tidak pernah ada jaminan bahwa Anda dan anggota rapat lainnya akan berbagi pemahaman yang sama di kemudian hari tentang apa yang telah didiskusikan atau disepakati, tidak peduli seberapa singkat atau sederhananya rapat tersebut. Catatan rapat atau notulen harus memberikan catatan tentang keputusan penting, kesepakatan, diskusi dan item tindakan.

Karena mungkin terdapat interpretasi yang berbeda tentang apa yang merupakan "notulen rapat" atau "catatan rapat", sebaiknya berikan templat atau sepakati formatnya terlebih dahulu.

Orang yang bertanggung jawab untuk merekam catatan dapat menjadi peserta rapat atau orang eksternal yang tujuan utamanya adalah membuat catatan rapat yang akurat.

6. Adanya Rencana Tindakan untuk Tindak Lanjut

Rahasia terakhir untuk rapat yang sukses adalah memastikan bahwa rapat tersebut lebih dari sekadar "bincang-bincang". Jika ada item yang perlu ditindaklanjuti maka harus memiliki timeline yang ditetapkan dan orang atau beberapa orang yang bertanggung jawab. Daftar item, jadwal dan orang yang bertanggung jawab harus dibuat dan disepakati sebagai bagian dari rekap di akhir pertemuan. Ini tidak boleh dikubur dalam badan notulen / catatan rapat tetapi harus memiliki bagian terpisah yang dapat dirujuk dengan jelas.

Menerapkan Tips Ini

Jadi begitulah, enam tip sederhana untuk pertemuan yang lebih berharga. Anda dapat yakin akan pertemuan yang lebih produktif di mana semua atau beberapa tip ini diterapkan.

Jika Anda berencana untuk menambahkan salah satu dari saran-saran ini ke pertemuan Anda berikutnya, Anda mungkin ingin menerapkannya secara bertahap sehingga tidak ada perubahan besar bagi Anda atau orang lain yang terlibat dalam pertemuan tersebut.

Referensi:

Schwarz, R. (2016). 8 Aturan Dasar untuk Pertemuan Hebat. Diakses tanggal 23 Juli 2019.