Enam tips agar lebih teratur dan siap di tempat kerja

Monica dari acara FRIENDS

Rekan kerja dan teman saya mengatakan bahwa saya adalah orang yang paling terorganisir dan terstruktur yang mereka kenal. Saya tidak selalu menjalani kehidupan seperti ini. Faktanya, alasan utama saya terorganisir dan terstruktur hari ini adalah karena betapa pelupa saya.

Saya selalu memiliki banyak pikiran, dan saya pikir itulah salah satu alasan utama saya melupakan banyak hal dengan begitu cepat. Ketika saya pertama kali mulai hidup sendiri jauh dari orang tua saya, saya memutuskan untuk berhenti membuat alasan dan membuat perubahan untuk diri saya sendiri. Perubahan dalam hidup saya ini tidak hanya membuat saya kurang pelupa tetapi juga membantu saya sukses dalam karir saya hari ini.

1. Memanfaatkan Kalender atau Perencana

Saya hidup dari iCalendar saya. Ini adalah fitur untuk Macbook dan iPhone; namun, Anda dapat menggunakan Kalender Google jika Anda tidak memiliki perangkat ini. Saya suka kalender saya karena tidak hanya disinkronkan dengan laptop saya tetapi juga dengan ponsel cerdas saya. Saya dapat mengetik waktu acara dimulai, dan pemberitahuan akan muncul di ponsel cerdas saya beberapa hari sebelum mengarah ke sana. Saya juga bisa memberi gambaran tentang apa yang perlu saya bawa ke acara itu dan di mana lokasinya. Bagian favorit saya dari kalender digital saya adalah saya dapat mengatur acara saya dengan memiliki warna berbeda untuk acara tertentu.

Ingatlah bahwa jika Anda menggunakan buku agenda, Anda harus rutin mengeceknya setiap hari. Saya tahu bahwa saya tidak akan melakukan ini, itulah sebabnya saya membuat pilihan cara digital untuk membuat rencana. Memiliki cara perencanaan digital memungkinkan saya untuk dapat memperoleh ketersediaan saya kapan saja dan di mana saja.

2. Setel Alarm

Menyetel alarm di ponsel Anda juga bisa mudah dan bermanfaat untuk hal-hal kecil. Kadang-kadang saya mungkin memiliki pertemuan singkat untuk pergi pagi-pagi sekali untuk bekerja. Setelah rapat diumumkan sebelumnya, saya tahu saya akan melupakannya jika saya tidak punya cara untuk mengingatnya. Saya akan segera menyetel alarm di ponsel saya selama 5 menit sebelum rapat dimulai pada hari tertentu itu, dan saya akan menandainya sebagai "rapat".

Menurut saya ini sangat membantu karena terkadang pemberitahuan tidak cukup. Ini terutama benar jika Anda memiliki pekerjaan yang sibuk di mana Anda tidak punya waktu untuk memeriksa telepon Anda sepanjang hari. Saya suka bagaimana alarm saya akan terus berbunyi di dompet saya sampai saya mematikannya. Itu memaksa saya untuk menghentikan pekerjaan yang sedang saya lakukan, melihat pengingat, dan datang ke pertemuan tepat waktu.

3. Buat Catatan Tempel Virtual dengan Google Keep

Menempelkan catatan tempel di bagian atas layar komputer saya di tempat kerja adalah cara lain untuk mengingatkan diri saya tentang acara yang akan datang. Memiliki pekerjaan di mana saya selalu sibuk dan berjalan-jalan, saya tidak selalu punya waktu untuk menulis di catatan tempel ketika saya perlu. Saya menggunakan catatan tempel digital, yang dikenal sebagai Google Keep, jika saya memiliki banyak hal yang harus dilakukan. Anda dapat mencentangnya dan menyetel pengingat padanya. Anda dapat membagikan catatan tempel digital dengan siapa pun yang Anda inginkan, sehingga mereka dapat mengedit dan mencoret semuanya dengan Anda. Ini bagus saat Anda mengerjakan proyek tim dengan rekan kerja. Itu adalah sumber komunikasi yang bagus.

Anda tidak hanya dapat mengaksesnya di komputer Anda, tetapi Anda juga dapat mengaksesnya di aplikasi pada ponsel cerdas Anda. Fitur terbaik adalah fitur lokasi. Anda dapat memasang pengingat di catatan tempel di Google Keep, dan menyetel lokasi untuk alamat kantor Anda. Begitu menarik ke alamat tersebut, pengingat akan berbunyi di smartphone Anda.

4. Buat Google Drive

Ini adalah sistem pengarsipan yang saya sukai untuk salinan digital. Google Drive memungkinkan Anda mengakses file Anda di mana saja di komputer mana pun. Anda bahkan dapat mengakses file Anda dari smartphone Anda melalui aplikasi Google Drive. Kenyamanan alat ini sangat membantu saya, terutama saat saya sedang dalam perjalanan dan saya tidak membawa komputer.

5. Gunakan Folder dan Beri Label pada Mereka

Mengatur kertas Anda ke dalam folder adalah cara bagus lainnya untuk tetap teratur. Bergantung pada jenis pekerjaan yang Anda miliki, pekerjaan Anda mungkin memerlukan banyak kertas atau salinan yang harus Anda pegang. Jika Anda menempatkan semuanya dalam satu tumpukan di satu tempat, mereka akan mudah hilang. Dapatkan beberapa folder standar, folder manilla, atau keduanya dan beri label dengan cara yang akan membantu Anda melacak dokumen Anda. Memiliki kertas dan salinan khusus di tempat-tempat tertentu akan mengurangi sakit kepala Anda dalam jangka panjang.

6. Gunakan Binder Dengan Beberapa Tab Binder

Ini adalah cara lain untuk mengatur semua dokumen kami jika Anda tidak ingin folder di mana-mana. Namun, Anda mungkin tidak dapat memasukkan dokumen penting ke sana karena Anda harus membuat lubang. Saya sarankan mendapatkan tab untuk setiap kategori yang termasuk dalam makalah Anda. Jika Anda tidak ingin keluar dan membeli tab, Anda selalu dapat membuatnya sendiri. Saya telah melakukannya sendiri, tetapi itu membutuhkan banyak waktu untuk melakukannya, dan sangat tipis karena terbuat dari kertas konstruksi.

Membuat perubahan

Jangan biarkan kelupaan atau kekacauan Anda menurunkan kinerja Anda di tempat kerja. Jika Anda melihatnya sebagai masalah, terserah Anda untuk mengubahnya. Tetapkan tujuan untuk diri Anda sendiri, dan gabungkan organisasi perlahan-lahan ke dalam kehidupan kerja Anda sampai menjadi kebiasaan. Orang-orang akan memperhatikan, dan Anda akan lebih sukses dalam karier Anda.