Sumber peningkatan kualitas untuk tempat kerja yang lebih baik

"Delapan puluh lima persen alasan kegagalan adalah kekurangan dalam sistem dan proses daripada karyawan. Peran manajemen adalah untuk mengubah proses daripada mendesak individu untuk berbuat lebih baik." —W. Edwards Deming

Dibuat oleh Joshua Crowder

Peningkatan Kualitas Berkelanjutan

Terutama sejak masa booming dot-com, bisnis — setidaknya yang sukses — telah menjadi institusi yang berubah. Saat ini, teknologi mutakhir dan proses yang mendorongnya menjadi usang dalam beberapa tahun. Agar tetap kompetitif, bisnis perlu memerangi tren ini dengan meningkatkan kualitas produk dan proses.

Menemukan ide tentang bagaimana meningkatkan dapat semudah mempertimbangkan ide karyawan, mendokumentasikan keluhan pelanggan, atau bahkan dengan melihat pendekatan perusahaan lain dibandingkan dengan Anda. Dalam menciptakan inisiatif yang berkualitas untuk perusahaan Anda, hal terbaik untuk dilihat adalah apa yang berhasil di masa lalu.

Jika Anda menerapkan proses yang meningkatkan kualitas sebelumnya dan berhasil, mengapa tidak menerapkannya di tempat lain di perusahaan atau memodifikasinya agar berfungsi? Fase kunci yang saya capai adalah "jalur perlawanan terkecil." Hal lain yang dapat Anda lakukan saat memulai perubahan kualitas adalah bertukar pikiran tentang cara mengurangi kendala pada prosedur kualitas yang ada.

Saya tidak dapat mengembangkan rencana peningkatan kualitas untuk Anda, tetapi dengan menggunakan tolok ukur, umpan balik karyawan, dan umpan balik pelanggan, Anda seharusnya dapat menemukan ide untuk membantu Anda!

Apa Itu Benchmarking?

"Pembandingan" berarti membandingkan biaya, produktivitas, dan waktu proses atau metode dengan standar dan praktik terbaik. Benchmarking membantu perusahaan memahami posisi perusahaan dalam suatu standar. Jika standar dianggap di bawah standar, maka perbaikan berkelanjutan mungkin perlu dipertimbangkan agar perusahaan dapat memperbaiki diri dengan standar tersebut.

Untuk mengaktifkan benchmarking, pertama-tama kita harus memutuskan indikator apa yang akan digunakan. Indikator dapat berupa waktu yang dibutuhkan layanan pelanggan untuk menyambut penelepon, jumlah kerusakan per unit, atau proses apa pun yang dapat memiliki beberapa jenis metrik yang dapat diukur. Setelah proses dan metrik pengukuran diketahui, Anda dapat menemukan pemasok, pelanggan, atau perusahaan mana pun yang memungkinkan Anda membandingkan proses dan metrik. Pembandingan dapat dilakukan dengan perusahaan serupa dalam suatu industri, tetapi tidak harus demikian. Diagram proses di bawah ini adalah contoh bagaimana sebuah perusahaan dapat menyiapkan proses benchmarking.

Contoh ini adalah seperti apa proses benchmark itu. Prosesnya mungkin berbeda.

Dibuat oleh Joshua Crowder

Proses dan Manfaat Benchmarking

Seperti yang terlihat pada diagram proses benchmarking sampel di atas, proses dimulai dengan keputusan tentang apa yang akan dijadikan benchmark. Selanjutnya, data perlu dikumpulkan, dipantau, dan didokumentasikan. Setelah data divalidasi, dasar internal untuk metrik dan standar yang digunakan untuk perbandingan dapat diumumkan. Sekarang Anda dapat membandingkan standar Anda dengan standar perusahaan lain dan kemudian melaporkan temuan Anda untuk ditinjau.

Proses pembandingan terus berlanjut dan dapat berlanjut untuk berbagai tugas bisnis yang terlibat di dalamnya. Contoh tolok ukur yang dapat dibuat dalam suatu industri mungkin berkaitan dengan kualitas pengukuran plastik. Katakanlah Anda sedang menyelesaikan uji tumbukan untuk jenis plastik khusus di laboratorium, tetapi Anda tidak memiliki spesifikasi pabrikan dan tidak memiliki data masa lalu untuk bahan tersebut. Pada titik ini, ada baiknya untuk menemukan orang lain di industri plastik yang dapat Anda bandingkan standarnya dengan Anda. Seperti yang saya nyatakan sebelumnya, benchmarking tidak harus berurusan dengan bisnis serupa selama Anda dapat menyelesaikan grafik di atas untuk membandingkan proses terukur yang serupa.

Bagaimana Benchmarking Membuat Bisnis Lebih Kompetitif

Pembandingan dapat membuat bisnis lebih kompetitif dalam banyak cara. Budaya bisnis, program pelatihan, dan sistem pengenalan lainnya dapat diadopsi dan diuji untuk membantu perusahaan menemukan praktik bisnis terbaik. Ini berfungsi sebagai tugas kolektif, jadi perusahaan harus bersedia berbagi data sebagai imbalan atas umpan balik yang berguna.

Cara Mengumpulkan dan Menggunakan Umpan Balik Pelanggan

Kebanyakan ajaran berkualitas didasarkan pada pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan. Ajaran dari guru kualitas terkenal yang mengembangkan sistem seperti six sigma dan manajemen kualitas total difokuskan secara khusus pada pelanggan untuk alasan yang baik. Pelanggan adalah sumber terbaik untuk menentukan kegunaan dan kegunaan terbaik untuk semua produk dan layanan.

Ada banyak cara bisnis dapat terus berkomunikasi dengan pelanggan untuk mencoba mencari tahu apa yang mereka pikirkan tentang suatu produk. Sistem survei Amazon adalah salah satu sirkuit ritel AS terbesar yang pernah ada. Amazon tahu kapan paket tiba, dan mereka dengan cepat meminta ulasan sehingga mereka dapat menyelesaikan masalah apa pun yang mungkin muncul sebelum pelanggan kehilangan kesabaran.

Cara lain banyak bisnis mengumpulkan data survei dari pelanggan adalah melalui jejaring sosial. Ini sangat populer dengan restoran. Cara lain termasuk analitik ucapan, catatan sistem CRM, kartu respons dan hanya dengan berbicara dengan pelanggan. Setiap umpan balik negatif yang dikembalikan dapat membantu memperbaiki kesalahan atau membuat proses baru. Pelanggan juga membantu dalam merumuskan desain dan peningkatan sebagian besar produk generasi mendatang.

Beralih ke karyawan untuk mendapatkan nasihat tentang cara meningkatkan bisnis menjadi semakin populer sementara lebih banyak bisnis menerapkan program peningkatan berkelanjutan. Selain itu, memberdayakan karyawan untuk lebih terlibat membantu mereka menjadi lebih terdorong untuk sukses

Bagaimana Mengumpulkan dan Menggunakan Umpan Balik Karyawan

Karyawan adalah sumber yang sangat baik untuk umpan balik peningkatan kualitas dan proses. Satu contoh yang saya dapatkan dari pengalaman saya di bidang manufaktur kedirgantaraan adalah papan peningkatan kualitas. Setiap karyawan di seluruh perusahaan dapat mengisi kartu untuk memperbaiki proses, memperbaiki peralatan, atau masalah kualitas atau keselamatan apa pun yang penting.

Mekanisme yang saya kenal adalah serangkaian pengaturan pemegang kartu di dinding. Secara horizontal, folder dipisahkan oleh aliran nilai. Karyawan akan memberikan saran di kolom pertama aliran nilai mereka. Setelah disetujui oleh supervisor departemen, saran tersebut akan dipindahkan ke kolom berikutnya dan seterusnya melalui serangkaian persetujuan. Akhirnya, jika saran lolos dari semua tinjauan, pengelola gedung akan menyetujui gagasan tersebut dan menetapkan tenggat waktu untuk kegiatan perbaikan.

Karyawan tidak hanya didorong oleh hadiah utama berupa kartu gas senilai $ 100, tetapi mereka juga memiliki kesempatan untuk membuat perubahan positif. Lebih banyak perusahaan perlu menerapkan mekanisme di mana karyawan terlibat dalam perbaikan perusahaan.

Alat di atas ini adalah papan perbaikan berkelanjutan. Karyawan dapat diberdayakan untuk mengajukan ide yang memecahkan masalah, meningkatkan proses, atau bahkan memperbaiki bahaya kerja. Kartu diisi dan diatur di kolom pertama dan dilanjutkan dengan dept. persetujuan.

Dibuat oleh Joshua Crowder

Menggunakan Lingkaran Kualitas

Beberapa perusahaan memulai lingkaran kualitas untuk menganalisis dan menyelesaikan masalah terkait kualitas di dalam perusahaan. Mayoritas karyawan yang terlibat dalam lingkaran kualitas berada pada tingkat keterampilan yang lebih rendah dengan manajer atau supervisor yang memimpin grup. Alasan grup terdiri dari karyawan tingkat bawah hanya karena mereka mengetahui lebih banyak masalah di seluruh perusahaan secara langsung. Ini terjadi di fasilitas manufaktur atau gudang besar.

Anda tidak dapat memiliki sekelompok profesional yang memutuskan sendiri tentang tindakan perbaikan apa yang perlu dilakukan ketika mereka tidak berpartisipasi secara fisik dalam lingkungan kerja.

Jadilah Lebih Sadar Kualitas

Kemungkinan besar, perusahaan Anda memang mendapatkan ide-ide berkualitas dari salah satu dari tiga kategori di atas. Satu hal yang benar-benar saya coba untuk sampaikan adalah kenyataan bahwa meskipun sebuah perusahaan tampak berjalan dengan baik, hal itu masih perlu dianalisis untuk jenis metode kualitas yang lebih baru.

Perusahaan yang lalai untuk mulai meningkatkan sekarang benar-benar akan mulai tertinggal. Pada tahun 2030, sepertiga dari angkatan kerja akan menganggur karena otomatisasi. Jika perusahaan Anda tertinggal sebagai salah satu perusahaan yang sangat bergantung pada metode lama Anda yang sama, Anda tidak akan berhasil. Selain itu, kami telah berada di belakang Jepang dalam kualitas selama lebih dari 50 tahun.

© 2018 Joshua Crowder