Ambil menit - ocr nvq level 3 diploma dalam bisnis dan administrasi

Meluangkan waktu sangat penting dalam bisnis apa pun.

David Travis, CC0, melalui Unsplash

Pengantar:

Unit ini adalah unit opsional Grup B di Level 2 dengan 4 kredit. Unit ini membantu kandidat dengan pengetahuan dan pemahaman yang baik tentang tugas saat membuat notulen, peran ketua dan notulen dalam rapat, prosedur untuk mencatat notulen, menyiapkan notulen dan bagaimana mengikuti prosedur, kebijakan dan pedoman organisasi saat mengambil menit

Temukan pernyataan pribadi yang relevan dengan unit ini!

NB: Dengan hormat, mohon jangan menyalin apapun yang dikirimkan di sini dan menampilkannya di file Anda. Ini telah diterbitkan di sini, murni untuk membantu Anda mendapatkan ide / pemahaman tentang apa yang mereka harapkan untuk Anda tulis dan bagaimana Anda harus menulis. Anda harus berhubungan dengan area kerja dan organisasi Anda sendiri dan mematuhinya sambil menyiapkan file. Terima kasih atas kerja sama anda.

1.1 Apa tujuan rapat?

Tujuan utama pertemuan adalah untuk berbagi ide dan mengungkapkan pemikiran yang berbeda. Rapat digunakan di hampir setiap organisasi sebagai cara untuk mengkomunikasikan informasi kepada orang lain dimana fungsi utamanya adalah menginformasikan, mencari ide, mencari klarifikasi, menyelesaikan masalah, mendiskusikan proposal / cara kerja, mengambil keputusan dan menyelesaikan perselisihan.

1.2 Apa saja persyaratan organisasi dan hukum yang mungkin berlaku untuk pembuatan notulen?

Risalah harus menjadi gambaran yang tepat dari agenda rapat. Struktur risalah mengikuti daftar agenda. Untuk membuat notulen dengan cara yang efisien, Anda perlu menyiapkan templat berdasarkan item agenda. Sisakan banyak ruang untuk menulis catatan saat rapat berlangsung. Ini akan membantu Anda tidak bingung dan berpindah-pindah item dengan lancar saat rapat berlangsung.

Risalah adalah dokumen hukum yang menjadi bukti referensi di masa mendatang mengenai setiap pembahasan yang dilakukan dalam rapat. Risalah harus berisi judul, waktu, tanggal, tempat pertemuan, nama peserta, permintaan maaf, pengunjung, item, tindakan yang diperlukan dan tanggal pertemuan berikutnya.

Pastikan untuk menuliskan tindakan untuk setiap item agenda dan oleh siapa. Risalah harus akurat, karena orang akan merujuknya di masa mendatang, dan mereka harus bisa memahami dengan tepat apa yang terjadi dalam rapat.

1.3 Mengapa notulen harus menjadi catatan diskusi dan keputusan yang akurat?

Risalah harus ditulis secara akurat dan ringkas sehingga siapa pun, baik yang hadir maupun tidak, dapat mengetahui apa yang terjadi.

Risalah berfungsi sebagai catatan resmi dari tindakan yang terjadi pada pertemuan dan membentuk catatan sejarah untuk tim atau departemen. Bahkan jika orang lupa mengingat apa yang terjadi dalam rapat atau apa yang telah didiskusikan dan diputuskan, notulen akan membantu mereka merujuk kembali dan mendapatkan informasi itu. Risalah juga mencatat tindakan yang diambil dan tindakan yang perlu diambil. Jadi berfungsi sebagai pengingat yang menyatakan tenggat waktu yang harus dipenuhi. Risalah juga memberikan informasi kepada orang-orang yang tidak hadir dalam pertemuan tersebut.

1.4 Apa tujuan dokumen dan istilah yang biasa digunakan dalam rapat?

Dokumen rapat dibuat saat bisnis rapat untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan operasi saat ini dan operasi bisnis di masa depan.

Tiga dokumen rapat umum adalah:

Pemberitahuan rapat (detail seperti tanggal, waktu, jenis rapat, lokasi, tujuan rapat)
Agenda (daftar rinci dari agenda rapat)
Risalah (Catatan / bukti rapat dengan rincian seperti tempat dan waktu rapat, tujuan rapat, peserta, ketua rapat, permintaan maaf, agenda, review risalah rapat sebelumnya, tanggal, waktu dan tempat rapat berikutnya serta waktu penutupan rapat)

2.1 Apa peran ketua dan tanggung jawab formal lainnya dalam rapat?

Peran Ketua adalah untuk memastikan bahwa catatan rapat dibuat. Ketua rapat memiliki tanggung jawab untuk

Bantu pembuat notulen dengan menyetujui item agenda.
Ikuti item agenda secara berurutan.
Memberi tahu notulen item apa pun yang akan dihapus dari agenda yang disepakati.
Rangkum poin, keputusan, atau tindakan spesifik yang disetujui untuk setiap item agenda sebelum melanjutkan ke item berikutnya.
Setuju dan berikan ringkasan untuk diskusi panjang.
Tinjau menit ketika mereka ditulis sebagai draf.

2.2 Bagaimana Anda bekerja dalam kemitraan dengan ketua saat membuat notulen?

Saya berdiskusi dengan ketua sebelum rapat mulai menyetujui materi agenda, dan juga mengenai pengunjung yang hadir. Saya mendapatkan nasehat tentang waktu dan tempat pertemuan jika ruang biasa tempat pertemuan tidak tersedia. Jika ragu, saya bertanya apakah diskusi tertentu perlu ditambahkan ke dalam notulen. Saya juga mengklarifikasi istilah teknis yang dibahas dalam rapat untuk menghindari pencatatan informasi yang salah. Setelah rapat, saya menyusun notulen sedini mungkin dan meminta persetujuan manajer saya sebelum membagikannya kepada anggota.

3.1 / 2 Mengapa Anda harus mendengarkan secara aktif saat mencatat waktu dan bagaimana Anda melakukannya?

Saya harus mendengarkan secara aktif sambil mengambil notulen, karena notulen berfungsi sebagai catatan keputusan dan detail untuk apa pun yang dibahas dan disepakati dalam rapat.

Berikut ini adalah beberapa cara saya melakukannya:

Saya perlu mendengarkan secara analitis, mencari ide dan detail utama.
Saya mengklarifikasi hal-hal yang tidak saya mengerti atau meminta ketua untuk mengulangi fakta yang tidak saya mengerti.
Saya mempertimbangkan perasaan pembicara dan peserta.
Saya proaktif dan siap menanggapi.
Saya menghilangkan gangguan (kebisingan, gangguan, dll) dan berkonsentrasi pada pembicara sehingga saya tidak melewatkan poin dan tindakan penting yang perlu direkam.

3.3. Bagaimana Anda membuat catatan selama diskusi yang diadakan di pertemuan?

Saya pergi ke rapat lebih awal, saya memastikan saya tahu siapa kursinya, saya duduk di sebelah Kursi dan memeriksa apakah setiap orang memiliki semua kertas (agenda) dan mengambil cadangan. Saya membaca semua surat kabar sebelum pertemuan dan menanyakan nama orang-orang yang hadir. Dengarkan baik-baik, tulis kata-kata kunci dan tuliskan keputusan. Saya meminta klarifikasi dan memeriksa catatan saya dengan kursi.

3.4 / 5 Mengapa Anda harus mendapatkan klarifikasi dan bagaimana Anda melakukannya?

Keraguan yang timbul saat menulis berita acara harus diklarifikasi, karena itu adalah keputusan yang diambil sebagai kelompok dan membantu referensi di masa mendatang.

Saya mengklarifikasi hal-hal dengan meminta ketua atau kelompok untuk mengulang atau berbicara sedikit pelan jika saya ragu dengan diskusi apapun. Saya memberi diri saya waktu untuk mendengarkan dan menghilangkan gangguan.

3.6 Bagaimana Anda menyortir, memilih dan menyusun informasi untuk menghasilkan notulen?

Saya menggunakan template yang konsisten untuk menghasilkan menit. Tujuan rapat bervariasi dari satu jenis rapat ke rapat lainnya, sehingga tata letak notulen juga bisa berbeda.

Templat yang digunakan juga akan memudahkan untuk menemukan informasi penting, dan harus konsisten di seluruh rangkaian rapat.

Saya menyusun risalah sebagai berikut:

Judul pertemuan.
Tanggal dan waktu rapat.
Daftar semua yang hadir dengan judul "Hadiah".
Daftar semua orang yang tidak hadir tetapi telah mengirimkan permintaan maaf mereka, daftar ini seharusnya diberi judul "Apologies".
Konfirmasi bahwa risalah rapat sebelumnya telah disepakati. Tanggal pertemuan sebelumnya harus disertakan.
Setiap amandemen atau tindakan yang timbul dari risalah rapat sebelumnya harus ditulis.
Masalah apa pun yang timbul dari risalah sebelumnya harus dimasukkan di bawah judul masalah yang akan dibahas.
Risalah harus selalu mengikuti urutan yang sama dengan yang diikuti dalam rapat.
Tanggal pertemuan berikutnya.

3.7 Apa yang dimaksud dengan menggunakan nada yang benar dan bahasa profesional dalam hitungan menit?

Risalah adalah catatan tentang apa yang sebenarnya terjadi dalam rapat. Jadi harus memiliki catatan diskusi dan tindakan. Ini harus fokus pada item yang didiskusikan dan memiliki informasi yang jelas tentang apa yang diputuskan untuk setiap item. Risalah harus ditulis dengan kalimat lengkap dan cukup rinci. Melakukan hal itu akan membantu pembaca yang tidak hadir dalam rapat untuk memahami apa yang sebenarnya dibahas.