Mengambil menit: bagian i

Fotografi Livingsta

pengantar

Artikel ini ditulis untuk membantu kandidat yang mengejar kualifikasi mereka di bidang Bisnis dan Administrasi. Ini tidak berarti bahwa itu tidak akan membantu / berguna bagi orang lain. Artikel ini akan bermanfaat bagi siapa saja yang bekerja untuk bisnis atau organisasi dan membutuhkan beberapa menit untuk menghasilkan catatan akurat dari diskusi dan keputusan yang diambil selama rapat dan pencatatan tindakan sebagai bagian dari peran pekerjaan mereka.

Untuk dapat mengambil notulen rapat, seseorang harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik, keterampilan evaluasi, keterampilan interpersonal, pengorganisasian dan keterampilan perencanaan. Pencatatan notulen tidak hanya sekedar duduk di rapat dan menulis catatan. Ini melibatkan banyak persiapan sebelum dan sesudah pertemuan dan juga banyak keterampilan untuk menghasilkan catatan menit terbaik.

Sebelum rapat benar-benar berlangsung, seseorang perlu mempersiapkan rapat dalam hal tempat, peserta, agenda, minuman, persyaratan akses, dan dokumen yang diperlukan. Untuk presentasi apa pun, Anda harus siap dengan semua peralatan seperti laptop, proyektor overhead, bahan dan dokumen yang diperlukan untuk mempresentasikan ide.

Sebelum rapat dimulai, catat setiap perubahan menit terakhir pada agenda. Selalu simpan salinan hal-hal yang muncul di pertemuan terakhir dan poin tindakan. Saat mengambil menit, yang terbaik adalah memiliki templat yang relevan dengan persyaratan, gaya, dan standar organisasi.

Setelah menyelesaikan unit ini, kandidat akan memiliki pengetahuan yang baik tentang peran rapat, mengapa rapat diadakan, persyaratan hukum dan organisasi yang mungkin berlaku untuk pengambilan notulen, mengapa notulen dibuat dan manfaatnya, alasan mengapa notulen harus dibuat. akurat dan berbagai dokumen yang digunakan dalam rapat sebagai bagian dari proses pembuatan risalah, sebelum dan sesudah rapat.

Kandidat juga akan memiliki pengetahuan tentang berbagai jenis notulen dan gaya penulisan notulen, bagaimana menyusun notulen dan menulisnya dengan nada bahasa yang benar dan juga bagaimana cara menyimpan dan tujuan menyimpannya dengan aman dan terjamin. Ini dibahas di bagian ketiga dari seri ini.

Sebelum memulai unit ini, perlu diketahui definisi atau arti dari menit.

Risalah adalah dokumen formal, dan merupakan ringkasan dari catatan rapat. Mereka akurat dan berisi informasi tentang apa yang dibahas dalam rapat, apa rekomendasinya, keputusan diskusi dan poin tindakan mereka.

Risalah yang ditulis dengan baik akan singkat, akurat dan informatif, dan secara logis akan disajikan dengan diskusi, rekomendasi, keputusan dan poin tindakan yang jelas.

Peran Rapat

Kamus mendefinisikan pertemuan sebagai " Pertemuan yang diatur secara formal " atau " Tindakan sosial berkumpul untuk tujuan yang sama ."

Pertemuan adalah pertemuan dua orang atau lebih untuk berdiskusi, berbagi informasi dan mencapai kesepakatan. Rapat dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti tatap muka, panggilan konferensi, konferensi video, dll. Rapat tidak boleh membuang-buang waktu dan efektif. Pertemuan yang efektif terjadi dengan perencanaan yang tepat dan harus memiliki tujuan dan hasil.

Peran rapat adalah:

• Untuk mengkoordinasikan tindakan, untuk keputusan yang disepakati bersama.
• Untuk mengambil keputusan lebih cepat daripada dengan panggilan telepon dan email. Misalnya, menelepon orang lain dan meninggalkan pesan suara atau mengirim email kepada mereka dan menunggu balasan untuk waktu yang lama bisa membuat frustasi.
• Untuk menghemat waktu, misalnya, sesuatu yang membutuhkan waktu lebih dari 15 menit untuk menulis di email yang mungkin masih belum jelas bagi penerimanya, dapat dibicarakan dalam dua menit jika Anda bertemu langsung.
• Untuk berbagi informasi, mendapatkan atau mencari ide dan informasi serta mengklarifikasi berbagai hal.
• Untuk menyelesaikan masalah atau masalah dan merencanakan strategi kerja.
• Untuk membahas masalah organisasi atau departemen secara mendetail, saat ini bisa jadi sulit melalui komunikasi email.
• Untuk menghindari kebingungan, konflik, dan perbedaan.
• Untuk mendiskusikan proyek atau apa pun yang berkaitan dengan pekerjaan dan cara melakukannya.
• Untuk memperjelas dan menyelesaikan konflik dan menyelesaikan perselisihan.
• Untuk mengambil keputusan tentang masalah yang dibahas dan membantu melacak tindakan terhadap keputusan yang dibuat di masa lalu.
• Untuk membantu membuat keputusan lebih cepat, karena setiap orang tersedia di satu tempat untuk berdiskusi dan memutuskan.
• Untuk menegosiasikan kontrak dan perjanjian tergantung pada organisasi atau hal-hal yang terlibat.
• Untuk memberi setiap orang kesempatan untuk berbicara dan menyuarakan pikiran dan ide mereka.
• Untuk mengambil keputusan dan tindakan darurat pada saat dibutuhkan - manajemen krisis.
• Untuk membantu membangun tim dan motivasi.
• Untuk membantu menetapkan target dan tujuan.

Secara umum, peran rapat adalah melakukan diskusi penting tertentu dan mengambil keputusan dengan mempertemukan semua anggota yang terlibat di satu tempat. Ini akan menghindari banyaknya panggilan telepon, email dan kebingungan yang terlibat, membantu mengambil keputusan yang jelas dan menetapkan tindakan kepada orang atau orang atau departemen yang relevan.

Persyaratan Hukum dan Organisasi yang Mungkin Berlaku untuk Pembuatan Risalah

Risalah rapat harus memenuhi persyaratan hukum dan organisasi organisasi, karena berbagai alasan.

Persyaratan minimum yang diharapkan dari notulen tersebut adalah, detail tentang

• Dimana pertemuan itu berlangsung?
• Kapan pertemuan itu berlangsung termasuk tanggal dan waktu?
• Siapa yang hadir dalam pertemuan tersebut dan perbedaan peran mereka dalam pertemuan tersebut?
• Siapa yang tidak hadir?
• Bagaimana pertemuan itu berlangsung?
• Apa yang terjadi pada pertemuan itu?
• Apa yang dibicarakan dalam pertemuan itu?
• Apa yang diputuskan dan poin tindakan resmi dari diskusi dan keputusan?

Risalah berfungsi sebagai dokumen pengikat hukum dalam banyak situasi dan di banyak organisasi dan dapat menjadi bukti diskusi dan keputusan tertentu ketika ada tantangan hukum di masa depan.

Notulen harus memiliki tanggal rapat berikutnya di akhir, dan jika memungkinkan, waktu dan tempat juga. Risalah perlu mendokumentasikan keberadaan kuorum, karena sebagian besar keputusan yang valid membutuhkan jumlah orang minimum untuk membuat keputusan. Misalnya, di organisasi saya, saat keputusan diambil dalam rapat tim oleh Manajer Operasi, mereka mengharapkan kehadiran pemimpin tim agar keputusan tersebut berlaku sebagai bagian dari persyaratan hukum dan organisasi organisasi kami.

Manfaat Risalah sebagai Catatan yang Akurat dari Diskusi dan Keputusan

Notulen dibuat baik dalam rapat formal maupun informal, dan rapat tersebut dapat berupa rapat singkat atau rapat komite / dewan atau diskusi kelompok, dll. Jenis notulen bervariasi dengan tujuan.

Risalah adalah catatan dari suatu acara atau pertemuan dan karenanya dicatat untuk memiliki bukti resmi tentang apa yang terjadi, atau apa yang dibahas dan diputuskan dalam pertemuan. Ini membantu orang-orang yang tidak dapat menghadiri rapat dan juga membantu organisasi atau perusahaan untuk referensi di masa mendatang. Untuk alasan ini, menit harus akurat.

Maksud dan manfaat notulen sebagai catatan diskusi dan keputusan yang akurat adalah:

• Banyak perusahaan tidak hanya memiliki risalah yang direkam untuk referensi dan catatan mereka sendiri, tetapi juga harus membagikan informasi ini dengan perusahaan kemitraan dan pemegang saham mereka. Dalam kasus ini, notulen memberikan bukti terjadinya rapat dan juga mencerminkan kualitas dan standar organisasi.
• Mereka memberikan catatan diskusi dan keputusan dan karenanya berfungsi sebagai memori dan sejarah organisasi.
• Risalah perlu dibagikan dengan publik jika menyangkut badan pemerintahan publik. Jadi catatan pertemuan akan tersedia untuk umum untuk dilihat karena orang ingin mengetahui hasil pertemuan dan diskusi dan bagaimana itu diambil.
• Risalah dapat digunakan untuk memantau keputusan dan tindakan yang disebutkan jika ada konflik di masa mendatang.
• Akan ada poin tindakan dalam menit yang perlu ditindaklanjuti dan ini akan membantu dengan perubahan dan peningkatan untuk organisasi dan karenanya notulen akan menjadi pengingat tindakan tersebut, orang yang perlu menindakinya dan dalam jangka waktu apa itu perlu ditindaklanjuti.
• Berbagi notulen dengan orang-orang terkait yang tidak dapat hadir, akan membuat mereka tetap mendapat informasi tentang perubahan, diskusi, dan keputusan.
• Secara umum, notulen ini membantu organisasi tumbuh dan juga membantu membangun departemen dan anggota tim.

Contoh template untuk Agenda Rapat

Livingsta - Dibuat di MS Word

Dokumen yang Biasa Digunakan dalam Rapat: Agenda, Risalah, Hal-hal yang Muncul, Lembar Tindakan

Untuk setiap pertemuan yang berlangsung secara prosedural, ada beberapa dokumen penting dan perlu yang terlibat yang tanpanya pertemuan tidak akan berjalan lancar.

Dokumen yang diperlukan untuk rapat adalah:

Agenda - Agenda adalah dokumen yang dibuat oleh sekretaris atau administrator atau siapa pun yang memiliki posisi atau peran pekerjaan yang serupa. Ini kemudian disetujui oleh ketua dan diedarkan ke anggota lain yang akan menghadiri rapat. Ini dapat didistribusikan baik secara elektronik atau sebagai hard copy. Yang terbaik adalah selalu memiliki beberapa salinan cadangan.

Agenda memiliki detil nama rapat, tanggal rapat, waktu rapat dan tempat rapat ada di bagian atas. Kemudian dilanjutkan dengan hadirin, permintaan maaf dan pengunjung / pembicara. Kemudian mengikuti item agenda, di mana hal-hal yang mendesak dan penting terdaftar di atas daftar. Item wajib dalam daftar agenda adalah, notulen sebelumnya atau Konfirmasi notulen sebelumnya, hal-hal yang timbul dan urusan lainnya. Sisanya adalah barang yang dikumpulkan dari anggota terkait yang terlibat dalam rapat.

Contoh template untuk Lembar Kehadiran

Livingsta - Dibuat di MS Word

Lembar Kehadiran - Dokumen ini adalah daftar semua peserta dalam rapat. Untuk mendapatkan detail yang akurat, beberapa kolom disertakan seperti, Nama, Posisi, Nomor kontak, Alamat email. Ini akan membantu notulen menulis nama dalam notulen dan juga akan membantu dengan mudah menghubungi mereka bila perlu, terutama bila ada anggota eksternal yang menghadiri rapat. Silakan lihat format di sebelah kanan yang saya gunakan di organisasi saya untuk kehadiran.

Ini biasanya tidak digunakan untuk rapat internal, tetapi digunakan untuk rapat yang melibatkan pelanggan eksternal atau organisasi kemitraan. Tetapi selalu baik untuk mengadakan rapat di mana begitu banyak anggota atau departemen yang berbeda menghadiri rapat dan mungkin ada orang yang tidak Anda kenal. Ini juga menghemat waktu Anda untuk menuliskan daftar hadirin terutama bila ada banyak peserta.

Glosarium istilah dan akronim - Jika rapat akan menyertakan diskusi bisnis di mana istilah teknis dan akronim akan digunakan, dan jika ada peserta yang tidak akan terbiasa dengan istilah dan akronim tersebut, yang terbaik adalah selalu memberikan daftar ini dengan deskripsi atau makna singkat. Ini akan membantu mereka mengikuti rapat dengan mudah dan menghentikan terlalu banyak interupsi yang tidak perlu.

Contoh Template Menit

Livingsta - Dibuat di MS Word

Kode etik / kode etik - Ini tidak digunakan dalam semua rapat, tetapi dapat digunakan dalam rapat dewan, dan rapat yang melibatkan publik, dll. Ini adalah seperangkat prinsip dan harapan yang ditetapkan kepada anggota, yang dengannya mereka harus mematuhinya, saat berpartisipasi dalam rapat. Ini diatur untuk kelancaran dan keberhasilan fungsionalitas rapat. Dalam beberapa pertemuan, ini digunakan untuk menjaga kebebasan berbicara.

Risalah sebelumnya - Ini adalah risalah dari pertemuan sebelumnya dan dibawa ke pertemuan untuk dibacakan dan dikonfirmasi. Juga poin tindakan dari pertemuan sebelumnya diperiksa untuk melihat apakah mereka telah ditindaklanjuti, atau pada status apa tindakan tersebut, jika tidak ditindaklanjuti, alasannya dikumpulkan dan dicatat dalam notulen bersama dengan tindakan atau keputusan yang diperlukan.

Mencatat (Menit) - Mencatat adalah langkah untuk menyiapkan notulen. Ini adalah dokumen utama dalam rapat karena segala sesuatu yang terjadi atau didiskusikan atau diputuskan direkam. Catatan diambil oleh sekretaris atau administrator atau orang kantor serupa dan ditulis dalam gaya yang disepakati mengikuti kebijakan dan prosedur organisasi. Template dapat digunakan untuk memudahkan pencatatan.

Contoh template untuk Catatan Tindakan

Livingsta - Dibuat di MS Word

Lampiran notulen - Terkadang dalam rapat, kebijakan atau prosedur atau laporan mungkin harus dibacakan dan disetujui. Dalam hal ini, dokumen ini akan dibawa ke rapat untuk dibacakan kepada anggota dan harus dilampirkan pada risalah. Rincian tentang bagaimana ini dilakukan akan dibahas di bagian lain dari unit ini.

Makalah presentasi - Beberapa pertemuan akan memiliki makalah presentasi. Meskipun presentasi dilakukan pada layar besar dengan overhead proyektor, selalu baik untuk memberikan salinan kepada semua peserta, sehingga mereka memiliki catatan tentang apa yang disajikan, dan juga akan membantu mereka mencatat poin-poin penting yang akan berguna atau berguna bagi mereka untuk referensi di masa mendatang saat presentasi berlangsung.

Lembar tindakan - Lembar tindakan ini tidak wajib, tetapi untuk kejelasan dan agar diatur dengan baik, yang dapat Anda lakukan adalah, mengumpulkan semua poin tindakan dari pertemuan sebelumnya dan menyebutkan status di masing-masing, sehingga lebih mudah untuk melakukannya. mereka selama pertemuan. Juga poin tindakan apa pun untuk rapat saat ini dapat dicatat di lembar itu, sementara beberapa tindakan mungkin memiliki tautan dengan tindakan sebelumnya. Juga akan lebih mudah di akhir pertemuan untuk meringkas semua poin tindakan dari lembar ini. Namun ini tidak wajib. Orang yang berbeda berfungsi secara berbeda, sehingga Anda dapat menggunakan metode apa pun yang nyaman dan akan membuat proses menjadi lebih sederhana dan mudah bagi Anda.

Selain itu, tergantung dari rapat dan tujuannya, berbagai dokumen lain seperti pemberitahuan rapat, laporan keuangan, laporan penelitian, laporan proyek, korespondensi, laporan ketua dll, dapat menjadi dokumen yang digunakan dalam rapat.

Silakan ikuti tautan di bawah ini untuk menavigasi ke bagian selanjutnya dari unit ini, di mana peran ketua rapat dan tanggung jawab mereka, bagaimana notulen bekerja bersama dengan ketua selama rapat, bagaimana mendengarkan secara efektif dan membuat catatan dan tujuan dari mengklarifikasi keraguan selama pertemuan dibahas.

Mengambil Menit - Bagian II

Saya harap ini bisa membantu Anda. Terima kasih telah membaca. Harap jangan ragu untuk menghubungi saya dengan pertanyaan atau umpan balik apa pun terkait artikel ini. Jika Anda merasa bahwa itu tidak mencakup topik yang relevan, mohon umpan balik!

Terima kasih.

Livingsta