Memahami proses untuk menyimpan dan mengambil informasi

William Bout, melalui Unsplash

Sistem Informasi dan Fiturnya

Sistem informasi menjaga, membuat, memproses, mendistribusikan, dan meninjau data untuk membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi. Beberapa contoh sistem informasi antara lain:

Transaction processing system (TPS): Bertanggung jawab untuk memproses transaksi bisnis. Jenis transaksi bervariasi antar organisasi, tetapi beberapa contoh dapat berupa penempatan pesanan, penagihan, cek setoran, sistem penggajian, sistem reservasi, dan kontrol stok. Mereka membantu memelihara, menambah, mengubah, dan menghapus data.
Sistem informasi manajemen: Membantu melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Mereka membantu manajemen dengan memantau kinerja, efisiensi, akuntansi, dan data transaksional. Beberapa contoh termasuk sistem manajemen penjualan, penganggaran, personel, dan pengendalian inventaris. Informasi ini harus akurat dan relevan.
Sistem pendukung keputusan: Membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Ia menggunakan sumber daya internal dan eksternal untuk menganalisis informasi yang ada dan memproyeksikan efeknya. Mereka membantu meringkas laporan, prakiraan, dan grafik. Beberapa contoh termasuk sistem logistik dan lembar kerja.
Sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM): Pemilik bisnis menggunakan sistem hubungan pelanggan untuk mengumpulkan dan melacak aktivitas pelanggan, termasuk pembelian, cacat produk, dan pertanyaan pelanggan
Business Intelligence Systems (BIS): Memberikan analisis yang memprediksi pola penjualan di masa depan, meringkas biaya saat ini, dan memperkirakan pendapatan penjualan.

Persyaratan Informasi Hukum dan Organisasi

Penting untuk memiliki aturan mengenai keamanan dan kerahasiaan informasi, karena mungkin mengandung data sensitif seperti:

Catatan pribadi
Catatan penggajian
Catatan sumber daya manusia
Data keuangan

Di tangan yang salah, informasi ini dapat menimbulkan ancaman bagi bisnis dan pelanggannya atau digunakan untuk melakukan penipuan, diskriminasi, dan pelanggaran lainnya.

Ada undang-undang seperti Undang-Undang Perlindungan Data 1998 yang, jika tidak diikuti, bisa mengarah pada tindakan hukum.

Memilih Informasi Yang Akan Disimpan

Organisasi tidak dapat menyimpan semua informasi yang mereka peroleh. Menyimpan informasi yang salah atau tidak relevan tidak ada gunanya dan menghabiskan ruang yang berharga, membuat pengambilan informasi menjadi lebih sulit.

Saat membuat keputusan tentang informasi mana yang harus disimpan, keputusan pertama dan terpenting akan bergantung pada persyaratan hukum yang berkaitan dengan setiap jenis informasi tertentu. Misalnya, persyaratan hukum menyatakan bahwa:

Catatan sumber daya manusia harus disimpan oleh organisasi selama enam tahun setelah berakhirnya pekerjaan anggota staf
Catatan kesehatan dan keselamatan harus disimpan secara permanen
Catatan akun harus disimpan antara tiga dan enam tahun, tergantung pada jenis organisasinya

Informasi seperti data pribadi yang berkaitan dengan mantan pelanggan harus dibuang setelah tidak lagi digunakan. Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat memastikan hanya informasi yang relevan yang disimpan, membuatnya lebih mudah untuk ditemukan saat diperlukan.

Markus Spiske, melalui Unsplash

Memastikan Akurasi Informasi

Undang-Undang Perlindungan Data 1998 mewajibkan bisnis untuk memastikan keakuratan data pribadi yang mereka pegang. Informasi harus selalu diperbarui jika diperlukan. Beberapa cara untuk melakukannya meliputi:

Menggunakan database dan spreadsheet yang diperbarui secara rutin
Mengatur peringatan pada informasi pelanggan dan karyawan untuk memastikan mereka dihubungi ketika sistem diperbarui
Memanfaatkan audit eksternal dan internal
Meninjau dan merevisi metode pengumpulan data Anda

Memformat dan Menyampaikan Informasi Tepat Waktu

Informasi yang tidak diberikan dalam format yang benar perlu diformat ulang sebelum digunakan, yang menyebabkan penundaan dan menimbulkan risiko informasi diubah secara tidak sengaja. Informasi yang tidak diberikan dalam kerangka waktu yang disepakati mungkin tidak berguna, karena mungkin tidak ada cukup waktu untuk menafsirkan data.

Memilih Informasi Yang Akan Dihapus

Organisasi menetapkan pedoman mereka sendiri mengenai kapan dan informasi apa yang dapat dihapus. Panduan ini bergantung pada jenis dan ukuran organisasi, ruang yang tersedia di sistem pengarsipan langsung atau saat ini, dan jenis informasi.

Informasi yang tidak relevan, kedaluwarsa, atau tidak akurat dapat dihapus.

Informasi dalam file yang diarsipkan hanya dapat dihapus ketika periode penyimpanannya habis. Data pribadi tidak akan disimpan lebih lama dari yang diperlukan. Membuang data pribadi saat tidak lagi diperlukan mengurangi risiko menjadi tidak akurat, ketinggalan zaman, atau tidak relevan.

Mengatasi Masalah Dengan Sistem Informasi

Masalah yang mungkin terjadi pada sistem informasi dan cara mengatasinya antara lain:

Informasi tidak disimpan dengan cara yang benar. Misalnya: dalam urutan yang salah; file yang tidak perlu disimpan; duplikat disimpan; dan file yang hilang. Cara untuk mengatasi masalah tersebut adalah suatu organisasi telah menetapkan pedoman tentang cara menyimpan informasi, sehingga dapat lebih cepat dan mudah dalam mengambil informasi saat dibutuhkan. Manajer perlu diberi tahu jika ada informasi yang hilang, karena hal ini dapat melanggar undang-undang perlindungan data. Cara lain untuk tetap mengetahui informasi adalah memiliki sistem yang secara teratur memeriksa dan membuang informasi yang tidak perlu.
Masalah dengan sistem komputer seperti virus. Ini perlu dilaporkan ke manajer TI atau teknisi TI.
Di dalam organisasi, mungkin ada gangguan komunikasi yang mengakibatkan informasi tidak ditransfer dengan cara yang benar. Ini perlu diselesaikan di antara tim atau dilaporkan ke manajer jika tidak dapat segera diselesaikan.
Sebagian besar organisasi menggunakan sistem pemrosesan transaksi untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan mengeluarkan fungsionalitas dari operasi inti bisnis. Sistem informasi TPS mengumpulkan data dari input pengguna dan kemudian menghasilkan output berdasarkan data yang dikumpulkan. Sistem ini digunakan untuk menangani ratusan transaksi dan mengharuskan banyak pengguna untuk mengerjakan kumpulan data yang sama pada waktu yang sama. Terkadang, hal ini menyebabkan sistem macet. Jika terjadi crash, penting bagi organisasi untuk memiliki sistem yang didukung sehingga informasi tidak hilang. Penting agar aturan dibuat dan diikuti langkah demi langkah agar transaksi dianggap berhasil.

Tujuan penyimpanan informasi adalah agar disimpan di lingkungan yang aman dan terlindungi, sesuai dengan undang-undang perlindungan data. Ini juga merupakan persyaratan hukum bagi organisasi untuk menyimpan informasi tertentu.