Bekerja dari jarak jauh: tips untuk mempersiapkan dan menyelenggarakan pertemuan virtual yang sukses

Era Pertemuan Klien Virtual

Rapat Virtual menjadi semakin populer dengan begitu banyak orang yang sekarang bekerja dari jarak jauh dari kantor pusat. Cara kami berkomunikasi dengan klien dan tim kami terus berkembang, dan menyesuaikan dengan cara baru dalam melakukan sesuatu bisa jadi canggung dan tidak nyaman. Hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah menerapkan metode baru dengan pola pikir untuk menyempurnakan keterampilan baru. Berikut beberapa tip untuk membantu transisi.

Sebelum rapat

Dalam persiapan untuk pertemuan virtual Anda, Anda sebaiknya mempertimbangkan lingkungan yang akan Anda sajikan:

Uji teknologi Anda sebelumnya. Hindari masalah dengan teknologi dengan menguji WiFi dan platform penghubung virtual dengan rekan sebelumnya untuk memastikannya tidak jerawatan
Minimalkan risiko gangguan dengan mendirikan tempat yang tenang dan terpencil
Buat ruang kantor virtual. Jika Anda tidak memiliki ruang untuk membuat kantor rumahan, buat ruang kerja Anda sebanyak mungkin sebagai kantor. Anda ingin ruangannya hangat, mengundang, dan profesional. Miliki cara untuk membuat catatan selama rapat seperti yang Anda lakukan saat bertatap muka
Kenakan pakaian yang netral dan profesional. Hindari pakaian yang mengganggu. Sulit untuk salah dengan kemeja dan blazer yang bagus, dan itu membutuhkan sedikit usaha
Pastikan area Anda rapi dan rapi, tanpa ada yang mengganggu di latar belakang. Sekali lagi, Anda ingin ruang ini menjadi lingkungan kantor virtual Anda
Hindari pengaturan di depan jendela karena cahaya harus menerpa Anda dari depan, bukan dari belakang
Bingkai diri Anda di layar agar terlihat seperti Anda sedang duduk di seberang meja dari mereka

Memastikan Koneksi yang Menarik

Sudah umum mendengar bahwa rapat virtual itu membosankan, apakah rapat virtual ini bersifat internal atau berhadapan dengan klien. Untuk memajukan proses penjualan, Anda harus bisa mendapatkan kesamaan, memenuhi syarat peluang, dan mengikat klien ke langkah berikutnya. Berikut adalah beberapa tip untuk memastikan pertemuan virtual Anda cukup menarik bagi Anda untuk memajukan proses:

Datanglah lebih awal, dan dorong peserta untuk datang lebih awal jika ada masalah teknis
Gunakan video, bahkan jika Anda memiliki PowerPoint untuk disajikan juga. Siapkan opsi audio untuk berjaga-jaga
Lihat langsung ke kamera, bukan ke layar. Ini sama pentingnya dengan kontak mata secara langsung
Jadikan pertemuan sebagai percakapan yang mungkin. Mulailah dengan hubungan umum seperti yang Anda lakukan pada pertemuan langsung, periksa dengan mereka sebelum Anda memulai. Tunjukkan bahwa Anda meneliti organisasi mereka dengan mengajukan pertanyaan khusus untuk bidang minat dan tujuan perusahaan mereka. Perhatikan peristiwa terkini, terutama jika Anda bertemu selama waktu virus Corona dan klien Anda berlindung di tempat
Miliki rencana untuk pertemuan Anda dan tetapkan agenda dengan tujuan yang jelas, apakah itu panggilan pengantar kualifikasi atau demonstrasi atau presentasi. Jaga agar tetap interaktif dan komunikatif untuk memastikan keterlibatan. Transisi harus lancar dan pertanyaan harus diarahkan
Gunakan suara yang energik dalam fluktuasi dan bersemangatlah dengan apa yang Anda lakukan - ini bisa terasa canggung pada awalnya tetapi sangat penting untuk membuat calon klien Anda tetap terlibat secara virtual
Ingat, hanya karena pertemuan itu virtual, Anda masih terhubung dengan manusia lain, belajar lebih banyak tentang tujuan mereka, mengenali peluang, dan melihat apakah ada cara yang dapat Anda bantu. Bagian itu tidak berubah

Daftar Periksa Rapat Virtual Cepat

Apakah saya berpakaian untuk sukses dengan pakaian yang netral, profesional, dan tidak mengganggu?
Apakah ruang kantor virtual saya rapi dan rapi? Apakah latar belakang ruang kantor saya rapi?
Sudahkah saya memeriksa WiFi saya untuk memastikan saya memiliki koneksi yang baik?
Apakah saya berada di tempat yang sunyi dan terpencil yang tidak mungkin diganggu?
Apakah layar / kamera saya diatur sedemikian rupa sehingga saya dibingkai agar terlihat seolah-olah saya sedang duduk di seberang meja?
Apakah cahaya ada di depan saya?

Rapat Virtual Akan Menjadi Norma Baru

Para ahli memperkirakan bahwa setelah virus Corona, pertemuan virtual dapat menjadi norma baru. Beradaptasi dengan proses baru dapat menciptakan tantangan, tetapi juga peluang baru. Hal penting untuk diingat adalah bahwa cara kita menjual selalu berevolusi, dan yang terbaik dari yang terbaik mengembangkan prosesnya seiring waktu. Ketika beberapa hal berubah, yang lainnya tetap sama: hubungan antarmanusia, minat yang tulus dalam memberikan layanan kepada orang lain, dan hasrat untuk menjual. Jika Anda memiliki semua itu, media tidak akan menghentikan Anda. Selamat berjualan!